Шаг 6. Получение пояснений от прежнего главного бухгалтера

Что делать, если ваш главный бухгалтер увольняется или, к примеру, уходит в декретный отпуск? Какие дополнительные документы, кроме обязательных (кадровых), необходимо составить? Как и кому нужно передать дела, которые находятся в ведении бывшего главного бухгалтера, и какие при этом выполнить действия? Ответы на все эти вопросы вы найдете в данной консультации.

Общие положения

Зачастую работник заранее сообщает о намерении покинуть должность. Так, при увольнении он предупреждает работодателя за две недели, приблизительная дата ухода в декретный отпуск также обычно известна работнице.

Возможно, главный бухгалтер собирается занять другую должность на предприятии (например, финансового директора)? Но и тогда перевод не будет осуществлен спонтанно. Дата выхода главного бухгалтера на пенсию тоже будет запланирована.

Таким образом, есть время выполнить все необходимые действия.

На сегодня обязанность главного бухгалтера при уходе составлять акт приемки-передачи дел и/или документации законодательно не установлена.

Однако рекомендуем провести данную процедуру, ведь правильное оформление документации при передаче дел важно и для передающей, и для принимающей стороны.

Также по решению руководителя предприятия может быть проведена аудиторская проверка в соответствии с Законом № 3125.

Смена главного бухгалтера передача дел образец

В первую очередь необходимо определить, кто будет принимать дела у главного бухгалтера, который увольняется. В идеале это должен быть работник, который в дальнейшем займет данную должность.

Но это не всегда возможно, например, если подходящая кандидатура еще не найдена. Тогда дела нужно передать директору предприятия, поскольку в соответствии с ч. 2 ст.

При такой передаче дел (от главбуха – директору) после оформления нового работника можно составить аналогичный акт приемки-передачи дел от директора предприятия новому главному бухгалтеру (по усмотрению сторон).

Алгоритм действий при смене главного бухгалтера может быть примерно следующим.

Этап 1. Проведение внеплановой инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации регулируется Положением № 879. Так, в соответствии с п. 4 разд.

І этого документа объект инвентаризации, ее периодичность и сроки проведения определяются руководителем предприятия либо уполномоченным органом, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным.

Смена главного бухгалтера передача дел образец

Случаи обязательной инвентаризации перечислены в п. 7 разд. І Положения № 879, при этом смена главного бухгалтера к таковым не относится. Однако на практике рекомендуется все-таки провести данную процедуру во избежание неприятных ситуаций после ухода предшественника.

Также обратите внимание, что смена материально ответственного лица (например, бухгалтера-кассира) служит основанием для обязательной инвентаризации.

Поэтому, если на предприятии главный бухгалтер одновременно является и бухгалтером-кассиром, внеплановая инвентаризация проводится в обязательном порядке.

Для этого руководитель предприятия издает приказ (см. образец 1).

Порядок проведения инвентаризации таков:

  • создание инвентаризационной комиссии;
  • выполнение подготовительных действий (завершение обработки документов, касающихся движения активов; определение остатков по состоянию на дату инвентаризации; формирование последних на момент инвентаризации реестров приходных и расходных документов либо отчетов о движении активов);
  • непосредственно проведение инвентаризации (наличие и состояние активов проверяется путем подсчета, взвешивания либо обмера);
  • подведение итогов инвентаризации (комиссия составляет протокол по результатам инвентаризации, который утверждается руководителем предприятия).

Таблица для печати доступная на странице: https://uteka.ua/tables/20523-0

Образец 1Приказ о проведении внеплановой инвентаризацииВ связи с увольнением главного бухгалтера ООО «Свет» Петровой Раисы Семеновны с 01.08.16 г. с целью обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности предприятия ПРИКАЗЫВАЮ:1. Провести внеплановую инвентаризацию денежных средств, бланков строгой отчетности, товарно-материальных ценностей, а также основных средств и нематериальных активов.2.

В действующих положениях ТК РФ нет четких требований о передаче дел увольняемого главбуха новому сотруднику.

Однако любой человек, занимающий столь высокую должность в организации, понимает, что без передачи дел разрывать отношения непрофессионально

Главный бухгалтер — такой же сотрудник компании, как и любой другой, поэтому вправе уволиться по собственному желанию и по согласованию сторон, а также быть уволен по приказу руководителя за нарушение трудового законодательства.

Смена главного бухгалтера передача дел образец

При найме на работу нового главбуха вам потребуется грамотно составить бланк трудового договора, заполнить онлайн который вы можете в функциональной и удобной программе Кадры от Бухсофт.

Довольно распространен вопрос — должен ли главбух передавать дела при увольнении? Примечательно, что в действующих положениях Трудового кодекса РФ нет четких требований и рекомендаций о передаче дел увольняемого главбуха новому сотруднику на его место. Однако любой человек, занимающий столь высокую должность в организации, понимает, что без передачи дел разрывать отношения непрофессионально. В сегодняшней статье разберемся, каков порядок передачи дел главного бухгалтера.

Конкретной последовательности передачи дел увольняемого главбуха не существует, поэтому каждая компания разрабатывает собственный порядок. Тем не менее, существует стандартная схема, с небольшими отклонениями компании стараются придерживаться чаще всего именно ее.

В приказе за подписью руководителя компании должны содержаться следующие основные моменты:

  • причина проведения процедуры передачи дел (увольнение главного бухгалтера может являться такой причиной);
  • период проведения приема-передачи дел. Важно отметить, что при увольнении главбуха по собственному желанию (п. 3 ст. 77 ТК РФ), расторгнуть трудовое соглашение с ним работодатель обязан за две недели (ст. 80 ТК РФ). Если увольнение производится по инициативе руководителя и имеет место смена собственника имущества (п.4 ст.81 ТК РФ), срок прекращения трудовых отношений с главбухом составляет три месяца с момента установления права собственности нового собственника (ст.75 ТК РФ);
  • перечисление полномочий увольняющегося главного бухгалтера;
  • сведения (ФИО) о лице, ответственном за сдачу документов — увольняющемся главном бухгалтере;
  • сведения (ФИО) о лице, принимающем дела (если кандидат в главбухи еще не найден, указывается руководитель компании, если найден и трудится в качестве заместителя главбуха или просто бухгалтером — указать нужно именно его);
  • сведения (ФИО) иных лиц, задействованных в передаче дел (например, аудиторы и члены назначенной комиссии);
  • дата окончания передачи дел. Назначенный день нужно сопоставить со сроками сдачи налоговых деклараций и бухотчетности, передавать дела накануне сдачи отчетов как минимум нерезонно.

До дня, указанного датой завершения учетных процессов в приказе о передаче дел, увольняющемуся главбуху нужно закончить все свои дела: внести необходимые бухгалтерские записи в регистры, сдать налоговую и бухгалтерскую отчетность за последний перед увольнением отчетный период, подготовить первичные документы, подшить все закрытые и сданные документы.

Срок завершения учетных процессов определяется приказом руководителя, но в любом случае он не может превышать один квартал, как период для многих отчетов в ИФНС.

Даже если с увольняемым главбухом не был заключен договор о материальной ответственности, инвентаризация денежных средств необходима, а обязательность такой проверки закреплена в статье 12 Закона от 21.11.1996 №129-ФЗ «О бухучете». Инвентаризацию финансов проводят и по кассе, и по расчетным счетам организации.

Если компания относится к крупным и крупнейшим, то проверить все имущество не так-то просто, поэтому проводится выборочная инвентаризация. Проверяют наиболее значимые показатели: доходы и расходы компании, денежные вложения, дебетовую и кредиторскую задолженности.

По итогам инвентаризации нужно подготовить акты и описи согласно установленному порядку.

Бумаги формируются в трех экземплярах, один останется в бухгалтерии, два других передаются увольняющемуся и принимаемому на работу главбухам. Оформленные документы нужно приложить к акту приема-передачи дел.

Проверить состояние бухгалтерского учета, особенно если компания большая, непросто, поэтому, как правило, прибегают к помощи аудиторских организаций. Хотя такая проверка может быть проведена и руководителем компании и новым бухгалтером, который будет в дальнейшем трудиться в должности главбуха.

Чтобы не запутаться во множестве нюансов, принято за правило проверять следующие документы финансового состояния, отчетности и учета:

  • учредительная документация;
  • учетная политика организации, система документооборота;
  • бухгалтерская и налоговая отчетность за текущий и 3 предыдущих года;
  • расчетные бумаги, выписки из банков, договоры с выделенными суммами денежных средств,
  • материалы прошлых проведенных инвентаризаций;
  • акты налоговых, аудиторских и иных проверок за последние 3 года;
  • сведения о хищениях, недостачах, растратах;
  • материалы текущих судебных разбирательств компании с контрагентами, сотрудниками, госорганами.

В действующих законодательных положениях нет утвержденной формы акта приема-передачи, поэтому формируется он в свободной форме и должен отражать текущее положение дел в компании на момент передачи полномочий с полной описью передаваемых документов. Если документов очень много, опись формируется отдельно с пометкой об этом в самом акте.

Акт подписывается бывшим главным бухгалтером и лицом, вступающим в эту должность. Если же увольняющийся главбух отказывается подписывать документ, нужно подготовить акт об отказе и заручится подписями двух свидетелей этого факта.

Смена главного бухгалтера передача дел образец

Акт приемки-передачи — довольно значимый документ для вступающего в должность нового главбуха. Он может стать гарантом при отстаивании своих прав, например, при недостаче и неправильном оформлении документов бухучета.

Шаг 1 — Составление приказа

В документе требуется указать информацию о:

  • причинах проведениях операции;
  • сроках выполнения действия;
  • должностных лицах, которые ответственны за прием и передачу документации;
  • других лицах, принимающих непосредственное участие в проведении операции;
  • срок, в течение которого должно быть завершено проведение учетных процессов;
  • перечень полномочий и обязанностей лиц, которые покидают и занимают должность.

Если главный бухгалтер решает покинуть организацию по собственному желанию, на выполнение процесса отводится не больше 2 недель. За это время необходимо выполнить прием всей документации, провести инвентаризацию и освободить человека от занимаемой должности.

Завершить все процессы требуется в течение 3 месяцев с даты их старта.

Во время смены должностного лица должен быть составлен акт приема-передачи. Он необходим для распределения ответственности во время проведения операции между человеком, покидающим должность, и новым сотрудником, принимающим обязанности. Если составление вызывает затруднения, образец акта приема-передачи документов при смене главного бухгалтера поможет выполнить процедуру.

Бумага фиксирует состояние:

  • дел в организации на момент смены должностного лица;
  • денежной стороны компании;
  • материальной базы.

В документе отражаются общие сведения об организации работы компании и характеристике бухгалтерского учета в фирме. В разделе приводится информация об основных нюансах организации деятельности финансового отдела и приводятся данные о перечне присутствующих должностей. Затем указываются сведений о применяемых формах первичной отчетности. Ознакомление с разделом позволит бухгалтеру заранее понять, в какой форме придется выполнять деятельность и с чем иметь дело.

Далее следует описание состояния финансовой стороны компании. Указывается наличие кассы и человека, ответственного за совершение операций с оборудованием. Прописываются нюансы проведения расчета с работниками и состояние остальных отраслей, с которыми будет взаимодействовать главный бухгалтер. Документ включает полный перечень сведений об отчетности и наличия недостачи.

 передача дел

Ознакомление с актом ограждает нового человека от необходимости вчитываться в целый список документации, чтобы разобраться в сложившемся положении.

Подписание акта является финальным этапом процедуры. После выполнения действия передача дел считается выполненной. Компания отпускает старого специалиста, а новый приступает к должностным обязанностям. Однако перечень необходимых действий не заканчивается.

Чтобы при выполнении процедуры не возникло проблем, требуется:

  1. Сообщить о смене должностного лица в налоговый орган. Действующее законодательство не требует обязательного выполнения процедуры. Однако сотрудники налоговой службы выдвигают подобное требование. Чтобы избавиться от возможных разбирательств и выяснения отношений, человек, ответственный за проведение операции, должен передать в государственный орган сведения о смене главного бухгалтера.
  2. Выпустить банковские карты для сотрудника с подписями во всех банках, в которых у фирмы имеются счета. Операция упростит дальнейшее взаимодействие сотрудника с кредитными организациями.
  3. Ввести недостающие регистры.
  4. Исправить ошибки, допущенные предшественником. Если при проведении проверки выявится, что в документации присутствуют недочеты или ошибочные сведения, новое должностное лицо должно исправить информацию и вписать корректные данные. Процедура выполняется в порядке, установленном законом РФ.
  5. Подать уточненные декларации, если выполнение действия требуется.
 как передать дела при увольнении главного бухгалтера

Своевременное исправление недочетов в документе поможет новому главному бухгалтеру избежать проблем при осуществлении деятельности.

Выполнение операций после вступления нового бухгалтера в должность значительно упростит дальнейшее ведение деятельности.

В Положении о главных бухгалтерах, утвержденном Постановлением Совета Министров СССР от 24.01.1980 N 59, отмечалось, что прием и сдача дел при назначении и увольнении главного бухгалтера оформляются актом после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности предприятия. Хотя этот документ уже является недействующим, им, на наш взгляд, можно воспользоваться при решении вопроса о порядке приема-передачи дел при увольнении прежнего и назначении нового главного бухгалтера.

Смена главного бухгалтера передача дел образец

Некоторые министерства и ведомства в определенной степени регламентировали этот порядок для подведомственных организаций. Например, Письмо Государственного таможенного комитета РФ от 21.02.1992 N 11-13/575 «О порядке приема-сдачи дел при смене начальника или главного бухгалтера — начальника отдела бухгалтерского учета и контроля таможенного учреждения Российской Федерации» (далее — Письмо ГТК) и Инструкция о порядке приема-сдачи дел главными бухгалтерами (старшими бухгалтерами на правах главных бухгалтеров) централизованных бухгалтерий (бухгалтерий) учреждений, предприятий и организаций системы Министерства здравоохранения СССР, утвержденная Минздравом СССР от 28.05.1979 N 25-12/38.

Каждая организация, исходя из требований Закона «О бухгалтерском учете», вправе сама установить для себя соответствующие правила приема-передачи дел.

издание приказа о приеме-передаче дел;

Предлагаем ознакомиться:  Как называется когда ущемляют права

инвентаризация имущества и обязательств;

инвентаризация расчетных операций;

проверка состояния учета и отчетности;

собственно прием-передача дел (первичных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской и налоговой отчетности и др.);

составление акта приема-передачи дел.

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Сроки хранения конкретных документов приведены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000.

Налоговые органы вправе проверить деятельность организации за три календарных года. Следовательно, для целей налогового учета должны быть обязательно в наличии документы, относящиеся к периоду последней налоговой проверки.

Документы, относящиеся к прошлым отчетным периодам, должны быть переплетены и храниться в архиве.

Документы текущего отчетного периода должны быть укомплектованы в дела согласно номенклатуре, разработанной в организации.

Кроме первичных документов, должны быть переданы книги и журналы регистрации: доверенностей, приходных и расходных кассовых документов, показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста, товарно-материальных ценностей, требующих завеса тары, учета полученных и выданных счетов-фактур, покупок и продаж, банковских чековых книжек и т.п.

Смена главного бухгалтера передача дел образец

ф. и. о. лиц, сдающих и принимающих дела;

дату и номер приказа, на основании которого проведены прием-передача дел;

число переданных дел, хранящихся в архиве;

число переданных дел, хранящихся в бухгалтерии;

серии и номера неиспользованных банковских чековых книжек, бланков строгой отчетности;

номер последней выданной доверенности на получение товарно-материальных ценностей;

число переданных печатей, штампов и т.п.

К акту следует приложить подробные описи переданных дел согласно их номенклатуре, разработанной в организации.

К акту приема-передачи дел также желательно приложить:

  • акт об инвентаризации денежных средств в кассе;
  • материалы с результатами последних инвентаризаций имущества и финансовых обязательств;
  • последнее аудиторское заключение о достоверности бухгалтерской отчетности (если организация подлежит обязательному аудиту);
  • справку о наличии в распоряжении главного бухгалтера положений, инструкций, приказов и других нормативных документов по бухгалтерскому и налоговому учету и отчетности;
  • справку об обеспечении бухгалтерии средствами оргтехники.

Если утеряны или не велись какие-либо документы или учетные регистры, то это необходимо отразить в акте приема-передачи дел. При этом прежний главный бухгалтер должен написать на имя руководителя организации объяснительную записку с указанием причин нарушений. Со дня приемки дел необходимо завести недостающие учетные регистры.

Акт составляется, как правило, в двух экземплярах, один из которых хранится в организации, а второй остается у прежнего главного бухгалтера.

Акт подписывается всеми сторонами, принимавшими участие в процедуре приема-передачи дел (как минимум, лицами, передающими и принимающими дела, а если для выполнения этой процедуры создавалась комиссия, то членами этой комиссии), и утверждается руководителем организации.

В.В.Патров

Смена главного бухгалтера передача дел образец

Санкт-Петербургский государственный университет

М.Л.Пятов

Ясно, что целью такой процедуры, как передача дел от одного бухгалтера к другому, является разграничение ответственности за действия «старого» и «нового» бухгалтеров.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета на предприятии и обеспечение регистрации всех хозяйственных операций несет руководитель организации. Он же отвечает за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Это установлено Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999г. №996. Поэтому руководитель предприятия тоже должен быть заинтересован в том, чтобы смена бухгалтера прошла безболезненно.

Отметим, что в законодательстве нигде не закреплен порядок передачи дел от одного главного бухгалтера другому. Более того, Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» не содержит требования относительно проведения проверки старой бухгалтерской документации новым бухгалтером. Поэтому каждый бухгалтер предъявляет к предшественнику свои требования, а некоторые считают, что ничего никому передавать не нужно.

  • Порядок передачи дел
    • Составление приказа
    • Составление акта

Составление акта передачи дел при увольнении или смене главбуха образец

В этом документе нужно предусмотреть возможность разделить ответственность увольняемого и нового бухгалтера. В тексте приказа обязательно нужно указать:

  • основание передачи (статью увольнения);
  • сроки проверки и передачи дел;
  • состав комиссии, осуществляющей проверку;
  • личные данные принимающего лица;
  • подписи сторон, печать организации.

Кому передавать?

Дела принимает будущий главный бухгалтер, подобранный руководством. В крупных фирмах штатным расписанием предусмотрена должность заместителя главбуха, что очень удобно в подобных ситуациях. Если нового сотрудника не успели найти, директор может назначить временного заместителя или принять дела сам.

Проверка дел

Перед передачей дел начальник вправе провести масштабный анализ всей бухгалтерской деятельности, проверить ведение финансовой документации, сделать инвентаризацию средств и опись ценностей.

Особое внимание следует обратить на следующие моменты бухгалтерских бумаг:

  • учет финансов, кассы;
  • госплатежи;
  • итог инвентаризации;
  • обязательства перед контрагентами.

Проверку директор может произвести своими силами или пригласить стороннего аудитора. Если результаты проверки выявят правонарушения со стороны бухгалтера, ему грозит административная ответственность вплоть до уголовной, а также материальная, взыскиваемая в соответствии с законодательством.

Что передавать?

Под понятием «дела», подлежащие передаче, имеется в виду деловая документация и атрибуты, находящиеся в ведении главбуха:

  • балансовые и кассовые отчеты;
  • документы структурных подразделений;
  • банковские бумаги;
  • архивные документы со сроком до 5 лет;
  • ключ от сейфа, печать.

По завершении процесса составляется акт, в котором отражается состояние бухгалтерских документов и фиксируется положение денежных средств на дату, указанную в заявлении об уходе.

Общие положения

В этом случае ответственность ложится на плечи человека, покинувшего должность. Несмотря на то, что он уже оставил пост, бывший сотрудник может понести наказание за совершенное ранее деяние. Однако, если срок уже истек, действия бухгалтера, за которые полагается административная ответственность, останутся безнаказанными.

Согласно положениям нормативно-правовых актов, за допущенные правонарушения в области финансового и налогового законодательства привлечь к ответственности можно в течение года. Если деяние было совершено в иной области, наказание должно быть наложено в течение 2 месяцев. Если срок превышен, виновный сотрудник ответственности не понесет.

Если уволившийся специалист нанес вред имуществу предприятия, и во время выполнения деятельности подписал договор о материальной ответственности, ему придется полностью компенсировать размер ущерба. Однако существуют нюансы. Если в период увольнения человек не был лицом, на которого возлагалась материальная ответственность, величина взыскания будет снижена до размера среднемесячного заработка.

Претендующим на должность нужно помнить, что на бухгалтера могут быть наложены штрафы. Их размер варьируется от 500 до 5 000 рублей. В зависимости от ситуации размер взыскания может быть увеличен. Претендент на должность должен осознавать всю ответственность, которую берет на себя.

На практике существуют несколько вариантов приема-передачи дел главным бухгалтером.

Наиболее распространенным является вариант, когда прежний главный бухгалтер сдает дела новому главному бухгалтеру. Однако довольно часто возникает ситуация, когда новый главный бухгалтер еще не известен, а прежний главный бухгалтер на законных основаниях имеет право оставить старое место работы. В этой ситуации, если в организации работают несколько бухгалтеров, то один из них (например, заместитель главного бухгалтера) может временно принять дела.

Более сложной является ситуация, когда увольняется главный бухгалтер малого предприятия, представляющий бухгалтерию в единственном числе. В этом случае принять дела должен руководитель организации, поскольку он согласно п. 1 ст. 6 Закона «О бухгалтерском учете» несет ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации.

Если руководитель организации отказывается принять дела, прежнему главному бухгалтеру желательно этот отказ оформить документально. При нежелании руководителя запротоколировать свой отказ принимать дела, по нашему мнению, нужно поступить следующим образом: составить опись дел, подлежащих сдаче, в двух экземплярах;

Могут иметь место ситуации, когда прежний главный бухгалтер по какой-либо причине (внезапная болезнь, смерть и т.п.) не имеет возможности сдать дела. В этом случае по приказу руководителя организации принять дела может другое лицо (новый главный бухгалтер, временно исполняющий обязанности главного бухгалтера, сам руководитель организации).

фамилия, имя и отчество нового главного бухгалтера;

характер исполнения обязанностей — временный или постоянный;

момент (дата) оформления передачи дел;

срок приема-передачи дел;

состав комиссии по приему-передаче дел (если она будет образована);

состав привлеченных лиц (например, аудиторов) — при необходимости;

изменения в другие приказы, которыми определяется состав различных комиссий, куда включается главный бухгалтер (постоянно действующей инвентаризационной комиссии, по списанию основных средств, материально-производственных запасов и др.);

срок, в который каждый из главных бухгалтеров будет вести текущие дела и руководить работой бухгалтерии, подписывать денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства;

порядок смены банковских карточек с образцами подписей (руководителя организации и главного бухгалтера) и оттиска печати.

Наиболее удобной датой оформления приема-передачи дел, по нашему мнению, является первое число того месяца, когда началась эта процедура, поскольку на этот момент должны быть завершены все учетные записи по фактам хозяйственной жизни предыдущих периодов.

Срок приема-передачи дел устанавливается в зависимости от объема работы, но не может быть более двух недель, поскольку согласно ст. 80 ТК РФ любой работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом руководителя организации за две недели.

В Инструкции Минздрава СССР, например, было указано, что этот срок не должен превышать: для централизованных бухгалтерий и крупных бюджетных учреждений — семь дней, для промышленных предприятий, крупных организаций и учреждений — пять дней.

Смена главного бухгалтера передача дел образец

Комиссия по приему-передаче дел (кроме прежнего и нового главного бухгалтера) формируется при необходимости (в случае выявления массовых нарушений в работе бухгалтерии, плохих результатов последней налоговой проверки и т.п.). В эту комиссию могут входить иные работники бухгалтерии, сотрудники других подразделений организации, главный бухгалтер головной организации (при смене главного бухгалтера в филиале) и т.д. В приказе следует оговорить полномочия данной комиссии.

Третьи лица могут привлекаться к процессу приема-передачи дел в случае необходимости более тщательной проверки состояния бухгалтерского учета, правильности исчисления и уплаты налогов и т.п.

Время передачи ведения текущих дел, денежных и расчетных документов от прежнего главного бухгалтера к новому, смены банковских карточек может определяться по-разному: после проведения инвентаризации денежных средств в кассе, подписания акта приема-передачи дел и т.д.

В Инструкции Минздрава СССР, например, было указано, что после проведения инвентаризации денежных средств в кассе главный бухгалтер, сдающий дела, освобождается от руководства бухгалтерией. Одновременно оформляется право подписи платежных поручений, чеков и других банковских документов нового главного бухгалтера.

О смене главного бухгалтера следует уведомить налоговые органы.

Сразу отмечу, что передача дел и составление соответствующего акта не даст гарантии того, что в учете все правильно, что все документы имеются в наличии и правильно оформлены. Ведь проверить все первичные документы за несколько дней невозможно. Да и как можно знать, что должно быть? Для этого нужно проверять каждую хозяйственную операцию. А если обращать внимание на оформление документов, то передача дел затянется на долгое время.

Кроме того, нельзя говорить и о том, что новый бухгалтер полностью избавлен от ответственности за налоговые ошибки своего предшественника. Ведь, например, декларация о прибыли предприятия (а также и бухгалтерский баланс) составляется нарастающим итогом с начала года. Так что новый бухгалтер отвечает за все то, что содержится в декларации, даже если он начал работать в декабре.

Более того, некоторые показатели переносятся из декларации одного года в декларацию другого года (балансовая стоимость основных средств и нематериальных активов, балансовая стоимость запасов, убытки прошлого года от операционной деятельности, убытки от операций с ценными бумагами, расчеты по дивидендам). Поэтому новый бухгалтер вынужден опираться на данные, которые «достались» ему от «старого» бухгалтера.

Конечно, самым оптимальным вариантом при смене бухгалтера, является проведение аудита. Это позволяет ускорить темпы и повысить качество проверки. Кроме того, преемнику не придется самому выполнять огромную неблагодарную работу. Однако, найдется совсем немного директоров предприятий, готовых платить за аудиторскую проверку, тем более, если бухгалтер меняется не один раз в год.

Акт приёма-передачи дел. Часть 2

Тем не менее, передавать и принимать дела необходимо:

  • это поможет Вам быстрее включиться в учетный процесс, понять документооборот и специфику нового предприятия;
  • вы сможете быстро ознакомиться с учетной политикой, т.к. по крайней мере, до конца учетного года Вам придется применять те же принципы учета, которые использовал предшественник;
  • вы поймете, все ли необходимые регистры учета имеются в наличии и как организован налоговый учет;
  • вы узнаете, как и где хранятся бухгалтерские и налоговые документы и договора.

Шаг 2 — Прекращение учетных процессов

Когда приказ составлен, главный бухгалтер, который отходит от дел, должен ознакомиться с бумагой. К дате, которая присутствует в документации, требуется закончить выполнение всех учетных процессов.

Для выполнения действия нужно:

  • завершить формирование первичных документов;
  • внести бухгалтерские записи;
  • сформировать отчетность и заранее предоставить ее.
  • все документы в обязательном порядке подшиваются.

Прием-передача дел

В.В.Патров

М.Л.Пятов

• В акте следует указать период, за который переданы первичные документы. Можно, конечно, перечислять полученные папки с документами, однако, важнее не сами папки, а документы, содержащиеся в них. Поэтому, если нет возможности проверить каждый документ, то перечень папок теряет смысл. Обратите внимание на дату последней проверки.

Если на предприятии проходили проверки контролирующих органов, то новому бухгалтеру необходимо изучить акты последних проверок органами ГНИ, фондами социального страхования. В этом случае новый бухгалтер может проверять только ту документацию, которая образовалась в деятельности после акта проверки.

Если проверки не было, то документы за период с самого начала деятельности предприятия должны быть в наличии. Посмотрите перечень договоров, обращая внимание на «нестандартные».• Укажите журналы и книги, которые Вы принимаете: главная книга, кассовая книга, журналы регистраций доверенностей, книги учета продаж и приобретений, реестры налоговых накладных и пр.

Предлагаем ознакомиться:  Как подать жалобу на мирового судью? Обжалование решения

Если какие-то регистры отсутствуют, обязательно укажите это в акте и начинайте ведение соответствующего регистра с момента передачи дел.• Перечислите, какую отчетность и за какие периоды Вы приняли.• Приложите к акту перечень всех расчетных счетов предприятия, с указанием их номеров, остатков по счетам и наименования отделения банка.

В акте приема-передачи дел следует отразить:

  • Ф.И.О. лиц, сдающих и принимающих дела;

  • дату передачи дел;

  • период, за который осуществлена передача дел;

  • дату и номер приказа, на основании которого проведен прием-передача дел;

  • наименование и количество число переданных документов (дел, папок, подшивок);

  • серии и номера неиспользованных банковских чековых книжек, бланков строгой отчетности;

  • список документов, которые отсутствуют (утеряны) на момент передачи дел;

  • все ошибки, нарушения, недочеты, недостатки, которые были обнаружены в процессе передачи дел, в оформлении первичных документов,

  • число переданных печатей, штампов и тому подобное.

  • последнее аудиторское заключения о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности;

  • характеристику бухгалтерского и налогового учета.

1) организация бухгалтерского учета.

В этом разделе проводится анализ Учетной политики.

Здесь может быть указана организационная структура бухгалтерской службы, укомплектованность бухгалтерии кадрами, распределение служебных обязанностей между сотрудниками бухгалтерии, квалификация учетных работников.

Кроме того, в этом разделе отмечается уровень автоматизации бухгалтерского и налогового учета, использование программного обеспечения и справочно-правовых систем.

2) учет денежных средств.

В этом разделе указывается наличие кассира и договора о полной индивидуальной материальной ответственности, наличие ККТ и документов на нее и ее обслуживание, наличие контрольных лент и журнала кассира — операциониста, результаты инвентаризации наличных денежных средств, бланков строгой отчетности и чековых книжек, соблюдение условий хранения и учета наличных денежных средств и денежных документов.

Раздел также должен содержать перечень всех расчетных и других счетов, открытых в отделениях банков, суммы остатков по ним, сверенные с данными текущего учета и последними банковскими выписками;

3) учет основных средств и нематериальных активов.

В этом разделе отмечаются результаты проверки системы учета этих активов, состояние документирования операций их постановки на учет и выбытия, начисления по ним амортизации и другие моменты;

4) учет материально-производственных запасов (товаров, готовой продукции и материалов).

В этом разделе отмечаются результаты проверки учета материально-производственных запасов и соответствие данных учета фактическому наличию ценностей.

Для этого указываются результаты инвентаризации и дальнейшие действия по устранению выявленных расхождений (недостач или излишков).

Также отмечается также наличие договоров о полной материальной ответственности складских работников;

6) состояние учета на других участках.

В этом разделе описывается порядок учета финансовых вложений, доходных вложений в материальные ценности, займов и кредитов, расчетов по дивидендам, резервного капитала, добавочного капитала и др. и отмечается соответствие или не соответствие порядка учета законодательству;

3) состояние учета расчетов с контрагентами, налоговыми органами, государственными внебюджетными фондами, работниками организации.

В этом разделе указываются сведения, характеризующие проверенные данные о суммах кредиторской и дебиторской задолженностей (в том числе, наличие просроченной и безнадежной задолженности, остатков подотчетных сумм, наличие актов сверок взаимных расчетов с дебиторами и кредиторами, результаты инвентаризации, наличие актов сверки с налоговыми органами)

Также в этом разделе оценивается качество претензионной работы, состояние расчетов с налоговыми органами и государственными внебюджетными фондами.

По расчетам с работниками организации указываются сведения о наличии трудовых договоров, анализируются состояние персонифицированного учета и задолженность по оплате труда.

7) бухгалтерская (финансовая) отчетность;

В этом разделе указываются расхождения между данными бухгалтерской и налоговой отчетности с данными бухгалтерского и налогового учета и письменные объяснения прежнего главного бухгалтера о причинах расхождений;

8) хранение документов.

В этом разделе должен быть описан порядок оформления описей дел и сдачи дел в архив, соблюдения организацией правил сохранности дел, их хранения и уничтожения;

9) перечень первичных учетных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, переданных по описи.

В этом разделе также указываются остатки по счетам на основании подписанной увольняющимся главным бухгалтером и руководителем оборотно-сальдовой ведомости.

Оборотно-сальдовая ведомость, подписанная прежним главным бухгалтером и руководителем, подтверждает входящие остатки на дату приема дел.

Акт приема-передачи дел составляется, как правило, в двух экземплярах, один из которых хранится в организации, а второй остается у прежнего главного бухгалтера.

Акт подписывается всеми сторонами, принимавшими участие в процедуре приема-передачи дел (то есть новым главным бухгалтером, принимающего дела, прежним главным бухгалтером, передающего дела, а также членами и председателем комиссии), и утверждается руководителем организации.

передача дел инвентаризация учетная политика

Category: Банки

Поэтому обезопасить принятого работника от ошибок прошлого поможет оформление именно такого документа, как акт приема-передачи дел.

В актуальном законодательстве не указан порядок передачи дел от одного бухгалтера другому.

Эта процедура, по сути, не является обязательной, но она все равно необходима для компании, чтоб преемник на должность бухгалтера мог увидеть реальное положение вещей в учете и бухгалтерии в учреждении на момент ухода главбуха. Отсутствие первичных документов может сильно повлиять на дальнейшую деятельность компании.

Сразу перед тем, как осуществить передачу дел новому главбуху, директор организации должен подписать специальный приказ, в нем, как правило, должны быть указаны:

  1. люди, которые несут ответственность за прием и передачу бухгалтерских дел;
  2. период времени, в течение которого будут переданы документы;
  3. если какое-то время прежний и новый главный бухгалтер должны будут работать вместе, то в приказе должно будет указано разграничение обязанностей между ними;
  4. дата, до начала которой должны будут завершиться все бухгалтерские операции, покидающим компанию главбухом;
  5. порядок, сроки выполнения инвентаризации;
  6. порядок оформления документов такой процедуры, как приема-передачи дел.

Инвентаризация является обязательной только, когда совершается смена материально ответственных должностных лиц (нужно проводить, если в трудовом контракте с главбухом есть условие про полную материальную ответственность).

Исходя из результатов инвентаризации и сверки всей документации, формируется акт приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера.

Главбух, который покидает свою должность, благодаря внутреннему распорядку предприятия, может быть обязан передать новому главбуху должностную инструкцию и проконтролировать степень её уяснения.

В акте необходимо указать всех людей, которые принимают непосредственное участие в передаче документов, потому что, кроме главного бухгалтера в это могут быть вовлечены и другие работники бухгалтерии, еще могут быть приглашены и внешние аудиторы. Количество и контингент участников утверждает руководитель.

Передавать стоит только те документы, за которые нес ответственность уходящий главный бухгалтер. Так, допустим, если в учреждении учетом заработной платы занимается отдельно нанятый сотрудник, то эту документацию передавать и упоминать в акте не надо. Новый главный бухгалтер должен быть удостоверенным в том, что он получил абсолютно все документы, касающиеся деятельности бухгалтера за последние 5 лет.

В акте приема-передачи дел следует отразить:

  • Ф.И.О. лиц, сдающих и принимающих дела;

  • дату передачи дел;

  • период, за который осуществлена передача дел;

  • дату и номер приказа, на основании которого проведен прием-передача дел;

  • наименование и количество число переданных документов (дел, папок, подшивок);

  • серии и номера неиспользованных банковских чековых книжек, бланков строгой отчетности;

  • список документов, которые отсутствуют (утеряны) на момент передачи дел;

  • все ошибки, нарушения, недочеты, недостатки, которые были обнаружены в процессе передачи дел, в оформлении первичных документов,

  • число переданных печатей, штампов и тому подобное.

  • последнее аудиторское заключения о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности;

  • характеристику бухгалтерского и налогового учета.

Передача дел при смене главного бухгалтера организации

При смене главного бухгалтера возникает вопрос: надо ли проводить инвентаризацию имущества и обязательств организации? Проведение инвентаризации всего имущества и обязательств организации в абсолютном большинстве случаев невозможно, поскольку, во-первых, потребует много времени и сил на эту работу, во-вторых, не предусмотрено нормативными документами, регулирующими порядок ведения бухгалтерского учета.

В соответствии с п. 2 ст. 12 Закона «О бухгалтерском учете» предприятие обязано проводить инвентаризацию, если происходит смена материально ответственных лиц. Таким образом, проведение инвентаризации того или иного имущества при смене главного бухгалтера обязательно только в том случае, если он является материально ответственным лицом за это имущество.

Согласно ст. 243 ТК РФ «материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с… главным бухгалтером». Как правило, полную материальную ответственность возлагают на бухгалтеров малых предприятий, одновременно работающих кассирами.

В данном случае обязательно должна быть проведена инвентаризация имущества, в частности денежных средств в кассе, находящегося под ответственностью главного бухгалтера-кассира. При этом составляется Акт инвентаризации наличных денежных средств (ф. N ИНВ-15), который подписывают, кроме кассира и представителя администрации, прежний и новый главный бухгалтер.

Инвентаризацию денежных средств в кассе целесообразно проводить всегда, когда происходит смена главных бухгалтеров.

Особое внимание следует обратить на инвентаризацию расчетных операций: по дебиторской и кредиторской задолженности, расчетам с подотчетными лицами, расчетам по возмещению материального ущерба, расчетам с бюджетом и фондами, расчетам с учредителями (собственниками) и т.д.

Чтобы бухгалтер мог покинуть компанию с чистой совестью, должна быть проведена инвентаризация. На необходимость проведения процедуры не влияет наличие договора о материальной ответственности.

Основанием для проведения проверки при смене лиц, на которых возлагалась материальная ответственность за имущество организации, служит действующее законодательство о бухгалтерском учете.

Результаты проведения процедуры фиксируются в акте. Он составляется в 3 экземплярах. Одна копия бумаги остается в бухгалтерии организации. Две других экземпляра передаются должностному лицу, которое покидает компанию, и его преемнику, назначаемому на должность. Бумаги нужно приложить к акту приема-передачи дел.

akt priema-peredachi del pri smene glavnogo buhgaltera skachat' obrazec

Если уволившийся специалист нанес вред имуществу предприятия, и во время выполнения деятельности подписал договор о материальной ответственности, ему придется полностью компенсировать размер ущерба.

Если бухгалтер меняется в небольшой организации, выполняется инвентаризация всего имущества, принадлежащего фирме. Производится учет и взятых обязательств. На крупном предприятии выполнить сверку всего имущества не представляется возможным. В этом случае инвентаризация осуществляется выборочно. Можно выполнить проверку по:

  • доходам организации и понесенным расходам;
  • финансовым вложениям компании;
  • дебетовой и кредиторской задолженности.

Если во время сверки данных нарушений выявлено не было, можно переходить к выполнению следующего шага.

Шаг 2 — Прекращение учетных процессов

Идеальный вариант приема-передачи дел предполагает тщательную проверку состояния учета и отчетности хотя бы за несколько последних месяцев работы прежнего бухгалтера. Однако эта проверка требует много времени и сил на ее проведение, поэтому проводится не всегда.

Так, в Письме ГТК отмечено, что «прием-сдача дел при назначении и освобождении главного бухгалтера оформляется актом после проверки финансово-хозяйственной деятельности организации, состояния бухгалтерского и налогового учета и достоверности отчетности. По решению руководителя организации прием-сдача дел могут осуществляться без проведения проверки финансово-хозяйственной деятельности».

Что и как нужно проверять, если проверка приказом предусмотрена?

Проверка состояния бухгалтерского и налогового учета и отчетности чаще всего проводится непосредственно новым бухгалтером. В случае необходимости (например, при запущенности учета, плохих результатах последней налоговой проверки и т.п.) для проверки может создаваться комиссия, в которую включают работников бухгалтерии самой организации и (или) специалистов со стороны (например, аудиторов). В этом случае проверке подвергаются:

  • бухгалтерская и налоговая отчетность;
  • выписки по счетам в банках, договоры, акты сверки расчетов с дебиторами и кредиторами;
  • финансовые планы, сметы, штатные расписания и т.п.;
  • регистры бухгалтерского и налогового учета;
  • материалы инвентаризаций;
  • акты аудиторских, налоговых и иных проверок.

а) правильность оформления первичных документов, служащих основанием для записей в учетных регистрах;

б) полнота и своевременность отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной жизни за выбранный период;

в) тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на ту или иную отчетную дату;

г) соответствие показателей бухгалтерской отчетности данным учетных регистров;

д) соответствие даты фактов хозяйственной жизни дате бухгалтерской записи, их отражающей.

Правильность отражения в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни проверяют выборочно или сплошным методом по какому-либо участку бухгалтерской работы за выбранный срок.

При проверке налогового учета, расчетов с бюджетом следует обратить особое внимание на правильность расчета налогов за текущий год, поскольку декларации по многим налогам составляются нарастающим итогом.

Выявленные в ходе проверки нарушения, ошибки и неточности исправляются на основании бухгалтерской справки за подписью прежнего и нового главных бухгалтеров.

Новый главный бухгалтер должен провести проверку состояния учета и отчетности.

Для этого в первую очередь необходимо проверить наличие документов.

Такими документами являются:

  • учредительные и регистрационные документы;

  • учетная политика

  • первичные учетные документы (договоры с поставщиками покупателями и прочими контрагентами, акты, накладные и т.п.);

  • регистры бухгалтерского и налогового учета;

  • бухгалтерские справки;

  • бухгалтерская (финансовая) и налоговая отчетность;

  • отчетность во внебюджетные фонды;

  • акты сверок с налоговыми органами, акты налоговых органов по проводимым проверкам;

  • инвентаризационные описи;

  • кассовые документы, выписки банков и платежные поручения

  • кадровые документы, документы, подтверждающие задолженность по заработной плате и налоговые вычеты по НДФЛ;

  • должностные обязанности сотрудников бухгалтерии;

  • список лиц, имеющих право подписи на первичных документах;

  • другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского и налогового учета.

Предлагаем ознакомиться:  Как вернуть страховку по кредиту в ВТБ 24 после получения кредита: долгосрочное погашение, образец заявления на возврат в 2019 году

Передаваемые документы должны быть подшиты. При их отсутствии делается соответствующая запись в акте приема-передачи и составляется их опись.

После этого следует ознакомиться с учетной политикой по бухгалтерскому и налоговому учету за два предшествующих года и текущий период — период, который может охватить выездная проверка (п. 4 ст. 89 НК РФ).

Затем важно оценить соответствие бухгалтерской и налоговой отчетности положениям учетной политики и действующему законодательству (например, создание резервов, последовательность применения учетной политики, правильность формирования финансового результата и т.д.).

Также бухгалтерская отчетность проверяется на предмет соответствия ее показателей данным бухгалтерского учета.

Кроме этого проверяется правильность исчисления налогов и взносов, представления деклараций и расчетов.

Далее следует провести выборочную проверку первичных документов на предмет правильности и своевременности отражения данных первичных документов на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете.

Конечно, проверить все первичные документы новому главбуху из-за их большого количества просто не реально.

В этом случае проверить наличие первичных документов, правильность заполнения ее реквизитов и отражения на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете, можно выборочно.

Критерием выборочной проверки могут быть большие суммы, на которые проведены хозяйственные операции.

Также новому главному бухгалтеру целесообразно ознакомиться с аудиторскими заключениями, актами и решениями по результатам проведенных проверок. Это позволит составить представление о характерных ошибках прежнего главного бухгалтера, недочетах в его работе, которые выявляли проверяющие органы.

Новый главный бухгалтер должен провести проверку состояния учета и отчетности.

Для этого в первую очередь необходимо проверить наличие документов.

Такими документами являются:

  • учредительные и регистрационные документы;

  • учетная политика

  • первичные учетные документы (договоры с поставщиками покупателями и прочими контрагентами, акты, накладные и т.п.);

  • регистры бухгалтерского и налогового учета;

  • бухгалтерские справки;

  • бухгалтерская (финансовая) и налоговая отчетность;

  • отчетность во внебюджетные фонды;

  • акты сверок с налоговыми органами, акты налоговых органов по проводимым проверкам;

  • инвентаризационные описи;

  • кассовые документы, выписки банков и платежные поручения

  • кадровые документы, документы, подтверждающие задолженность по заработной плате и налоговые вычеты по НДФЛ;

  • должностные обязанности сотрудников бухгалтерии;

  • список лиц, имеющих право подписи на первичных документах;

  • другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского и налогового учета.

Передаваемые документы должны быть подшиты. При их отсутствии делается соответствующая запись в акте приема-передачи и составляется их опись.

После этого следует ознакомиться с учетной политикой по бухгалтерскому и налоговому учету за два предшествующих года и текущий период — период, который может охватить выездная проверка (п. 4 ст. 89 НК РФ).

Затем важно оценить соответствие бухгалтерской и налоговой отчетности положениям учетной политики и действующему законодательству (например, создание резервов, последовательность применения учетной политики, правильность формирования финансового результата и т.д.).

Также бухгалтерская отчетность проверяется на предмет соответствия ее показателей данным бухгалтерского учета.

Кроме этого проверяется правильность исчисления налогов и взносов, представления деклараций и расчетов.

Далее следует провести выборочную проверку первичных документов на предмет правильности и своевременности отражения данных первичных документов на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете.

Конечно, проверить все первичные документы новому главбуху из-за их большого количества просто не реально.

В этом случае проверить наличие первичных документов, правильность заполнения ее реквизитов и отражения на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете, можно выборочно.

Критерием выборочной проверки могут быть большие суммы, на которые проведены хозяйственные операции.

Также новому главному бухгалтеру целесообразно ознакомиться с аудиторскими заключениями, актами и решениями по результатам проведенных проверок. Это позволит составить представление о характерных ошибках прежнего главного бухгалтера, недочетах в его работе, которые выявляли проверяющие органы.

Увольнение главного бухгалтера. Акт приёма-передачи дел

Посмотрите договор о полной материальной ответственности кассира и зафиксируйте остаток наличных денег в кассе, а также номера чековых книжек.• Независимо от того, автоматизирован учет или нет, обязательно приложите к акту оборотно — сальдовую ведомость и журналы — ордера на дату передачи дел (лучше, если эта дата совпадет с датой окончания месяца), аналитические ведомости по всем счетам.

Эти документы должны быть подписаны уходящим бухгалтером. Не вносите исправления в учет задним числом. Все, что Вы считаете нужным исправить, делайте уже в «своем» периоде.• Особое внимание обратите на документы, относящиеся к заработной плате: при необходимости готовить справки о заработной плате сотрудников за разные периоды времени, начислять отпускные или отчитываться по персонифицированным данным в конце года придется Вам.

Все расчетные ведомости должны быть напечатаны и подписаны бухгалтером и руководителем. Обратите внимание на наличие заявлений о применении налоговой социальной льготы.• Приложите к акту список кредитных договоров, с указанием срока погашения и суммы задолженности.• Наличие перечня дебиторов и кредиторов предприятия с указанием даты возникновения задолженности облегчит Вам работу в дальнейшем.• Приложите к акту справки по сверке с органами ГНИ и социальными фондами.

Если этих документов нет — запросите их.

На практике, к сожалению, нередки случаи, когда передавать дела некому (бухгалтер просто ушел и не вернулся) или передавать нечего (учет попросту не велся). Если Вы столкнулись с такой ситуацией, то разберитесь, может быть у бывшего бухгалтера были какие–то причины так поступить? Если Вы все же решились начать работать, то будьте готовы работать и за себя и «за того парня».

В любом случае настаивайте на том, чтобы дела Вам передавал директор, и он же подписал соответствующий акт. В акте перечислите все документы и регистры учета, которые имеются в наличии, конкретно укажите, каких регистров и документов нет. Недостающие регистры начинайте вести с момента передачи дел.

Документы по теме: Письмо ГНАУ №3125/5/26-2119 от 17.04.2002г. «Относительно обязанности вступающего в должность главного бухгалтера проверить бухгалтерскую документацию, оставшуюся после уволившегося главбуха». В письме утверждается, что новый бухгалтер обязан проверить старую бухгалтерскую документацию. Однако, с этим трудно согласиться.

Единственный документ, который содержит требование проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности при приеме и передаче дел при назначении и освобождении главного бухгалтера – это «Положение о главных бухгалтерах», которое было утверждено Постановлением Совета Министров СССР (!) №59 от 21.01.1980г.

Перечень обязанностей бухгалтера содержится в п.7 статьи 8 Закона «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине». Обязанность бухгалтера проверять ведение учета предшественником там не предусмотрена.

Прокопенко Елена

Рубрика:Финансовое | Метки:бизнес, бухгалтерия, работа, финансы

Никто, кроме него не знает всех тонкостей бухгалтерской работы и ведения дел в организации, даже руководитель. Потому при увольнении главный бухгалтер обязан сообщить всю необходимую информацию о своей работе начальнику или новому сотруднику. Предоставление этой информации называется передачей дел.

Передавать свои дела обязаны все главные бухгалтерские работники – от этих дел зависит дальнейшая работа всего предприятия.

По инициативе работника:

  • За 14 дней (можно больше, например, за 20, 40 дней и т. д.) до увольнения в адрес работодателя направляется заявление, в котором работник просит освободить его от занимаемой должности;
  • Заявление регистрируется секретарем организации и направляется работодателю;
  • Работодатель издает приказ об увольнении работника с даты, указанной в заявлении, а также приказ, в соответствии с которым на главного бухгалтера накладывается обязанность передать дела другому лицу. В приказе прописывается порядок передачи дел и сдачи необходимых отчетов, в том числе кому будут переданы дела;
  • Главный бухгалтер передает документы;
  • После того как прием дел ответственным лицом окончен, в последний день работы совершаются все финансовые расчеты, выдается трудовая книжка.

Работодателю стоит помнить, что главный бухгалтер, достигший пенсионного возраста, может расторгнуть трудовой договор без обязательной двухнедельной отработки. На практике это означает, что финансовая деятельность организации может в любой момент остаться без жизненно важного бухгалтерского сопровождения.

По инициативе работодателя:

  • При нарушении работником должностных обязанностей, появлении в состоянии опьянения на рабочем месте и по иным основаниям проводится служебное расследование комиссией, сформированной работодателем. Подготавливается акт, подтверждающий вину работника;
  • Издается приказ об увольнении на дату, выбранную работодателем;
  • Работник знакомится с приказом, ему выдается трудовая книжка и совершаются необходимые расчеты.

По соглашению сторон:

  • Работодатель и главный бухгалтер обговаривают вместе условия и порядок увольнения, подписывают дополнительное соглашение, в котором оговоренные условия будут закреплены и должны быть выполнены в процессе увольнения;
  • Стороны выполняют свои обязанности в соответствии с соглашением, после чего работник увольняется с работы в соответствии с приказом.

В связи с непредвиденными обстоятельствами:

  • Независимо от обстоятельств, которые стороны трудового договора не могли предвидеть – работодатель издает приказ об увольнении работника, ссылаясь на эти обстоятельства;
  • После издания приказа работник подлежит увольнению.

Многих руководителей волнует вопрос о том, сколько должен отрабатывать главный бухгалтер, ведь чтобы привести все бухгалтерские дела в порядок зачастую нужно больше 2 недель.

Чтобы обязать главного бухгалтера отрабатывать 3, 4 недели и больше перед увольнением некоторые руководители включают в трудовой договор обязательное условие об этом.

Обязанности главного бухгалтера резко отличаются от круга деятельности других сотрудников, поэтому назначение и увольнение второго лица после начальства имеет ряд особенностей.

  1. Кроме положений ТК РФ, трудовые отношения с главным бухгалтером рассматриваются Федеральным законом № 129 «О бухгалтерском учете».
  2. Главный бухгалтер подотчетен непосредственно гендиректору, который и принимает окончательное решение об увольнении и отвечает за всю процедуру.
  3. Для проверки компетентности этого важного сотрудника установлен срок дольше, чем для других: испытательный период может длиться до 6 месяцев (ч.5 ст.70 ТК) без учетов больничных и отпусков. Во время испытания процедура увольнения упрощенная.
  4. Можно не спешить принимать бухгалтера в штат на постоянной основе: закон разрешает заключить с ним срочный договор. В конце его действия и принимается решение – расстаться, так как истек срок документа, либо продолжить сотрудничество.
  5. Все, что касается материальной ответственности, надо заранее закрепить (в тексте самого трудового договора или отдельным документом).

Окончание сотрудничества с главбухом по версии ТК точно такое же, как и с другим сотрудником. Однако, в дополнение к статьям ТК, федеральные законы предусматривают некоторые основания, специфичные для ключевых постов, таких, как директор и главный бухгалтер. Рассмотрим все законодательные поводы для увольнения главбуха.

Собственное желание сотрудника – веский повод для любого увольнения. Ценность сотрудника, материальная ответственность и даже кипа незаконченных дел не смогут задержать главного бухгалтера, если он решил оставить работу.

ВНИМАНИЕ! Иногда работодатели, желая обезопасить фирму, вносят в трудовой договор пункты, по которым бухгалтер якобы лишен права увольняться в период незавершенных отчетов и т.п. Поскольку ТК как законодательный акт приоритетнее внутренних документов, то, даже подписав договор с такими пунктами, бухгалтер вправе уволиться, отработав положенные две недели.

Руководствуясь ст. 80 ТК, бухгалтер письменно извещает сотрудника за 14 дней о своем уходе. В эти дни он сдает дела преемнику. За приемку дел, как и за весь бухучет, ответственность несет руководитель (п.1 ст.6 ФЗ № 129). Если он не смог найти заместителя, то должен принять дела сам, в противном случае придется отпускать бухгалтера «как есть».

ВАЖНО! Если руководитель не хочет увольнять главбуха, отказываясь подписать заявление и запрещая регистрировать его в секретариате, документ можно направить заказным письмом и прекратить работу через установленные 14 дней. Незаконно задерживаемую трудовую книжку придется требовать через суд.

Закон предусматривает много оснований, по которым руководитель вправе указать главбуху на двери. Среди них есть те, что применимы как к ключевому, так и к рядовому сотруднику.

  1. Подложные документы при оформлении трудового договора.
  2. Истечение срочного договора. Предупреждение о нежелании продлять договор нужно предоставить сотруднику за 3 дня. Если после истечения срока этого не произошло, договор автоматически превращается в бессрочный.
  3. Невыполнение своих обязанностей или выполнение с нарушениями (несколько раз, подтвержденных взысканиями, или один раз, но грубо).
  4. Прогул.
  5. Появление сотрудника нетрезвым либо под действием наркотических или других токсических препаратов.
  6. Нежелание работать в изменившихся условиях, подчиненности или территориального расположения.
  7. Нарушение положений трудового договора (если они не противоречат ТК РФ).
  8. Несоответствие должности, выявленное в результате проведенной аттестации.
  9. Ликвидация организации.
  10. Сокращение штата или численности.

Шаг 1. Ознакомление нового главного бухгалтера с должностной инструкцией

Для этого новому главному бухгалтеру следует ознакомиться должностной инструкцией.

Тем не менее, чтобы уменьшить возможные негативные последствия, организация должна организовать передачу дел от прежнего главного бухгалтера к новому главному бухгалтеру.

Процедура проведения передачи дел от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру происходит в несколько этапов.

Шаг 1. Ознакомление нового главного бухгалтера с должностной инструкцией Шаг 2. Ознакомление нового главного бухгалтера с приказом о передаче дел Шаг 3. Инвентаризации имущества и обязательств организации Шаг 4. Проверка состояния учета и отчетности Шаг 5. Приемка – передача документов от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру Шаг 6. Получение пояснений от прежнего главного бухгалтера

Шаг 7. Составление и подписание акта приема-передачи дел

Для этого новому главному бухгалтеру следует ознакомиться должностной инструкцией.