Тема 18. Требования к составу и расположению оформляющих реквизитов управленческих документов

1) личные документы,
используемые при обращении в государственные
учреждения, к руководству предприятия
от лица составителя;

2) документы, составленные
должностным лицом по запросу граждан
при устройстве их на работу, учебу и
т.п.

К первой группе документов
относятся: личное заявление, автобиография,
резюме, личная расписка, личная
доверенность.

Вторую группу документов
составляют: характеристика, отзыв,
рекомендация, ходатайство (1).

Личное заявление
– документ, адресованный организации
или должностному лицу, с просьбой о
переводе, увольнении, предоставлении
отпуска и т.п.

Заявление работник пишет, как правило,
от руки, в произвольной форме. Некоторые
формы заявлений могут быть унифицированы
и представлены в виде трафаретных
бланков.

образец служебного письма

В
процессе составления заявлении автором
должны быть проставлены следующие
реквизиты:

  • наименование
    структурного подразделения;

  • адресат;

  • наименование
    вида документа — ЗАЯВЛЕНИЕ;

  • дата;

  • заголовок;

  • текст;

  • подпись.

В процессе движения документа проставляются
реквизиты;

  • регистрационный
    номер;

  • визы
    (руководителя структурного подразделения
    или иного должностного лица),

  • резолюция
    руководителя организации.

Такие виды заявлений, как заявление о
предоставлении учебного отпуска, отпуска
по беременности и родам и др., должны
содержать мотивировку обращения. В
реквизите «Приложение» указываются
соответствующие документы: справка с
места учебы, больничный лист, справка
из поликлиники и пр., которые представляются
вместе с заявлением. Без них решение
вопроса невозможно.

В заявлении не принято писать предлог
«от», а также употреблять устаревшие
обороты типа: убедительно прошу… ; в
просьбе прошу не отказать; заранее Вам
благодарен (признателен)и пр.

Формуляр
заявления о переводе

Наименование
Наименование должности

структурного
подразделения руководителя организации

И.О. Фамилия (в
дательном падеже)

Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов

ЗАЯВЛЕНИЕ

____________ № _________ Резолюция

О переводе

Прошу перевести
меня с должности _____________________________________

(наименование
должности

___________________________________________________________________________

с указанием
структурного подразделения)

на должность
_______________________________________________________________

(наименование
должности

в связи с
____________________________________________________________________

(причина
перевода)

Наименование
должности Личная подписьИ.О.
Фамилия

Формуляр
заявления об отпуске

ЗАЯВЛЕНИЕ

____________ № _________ Резолюция

О предоставлении
отпуска

Прошу предоставить
___________________________________________

(вид отпуска)

с
____________________________________

(дата ухода в отпуск)

Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов

Наименование
должности Личная подпись И.О.
Фамилия

Автобиография
– документ, содержащий краткое
жизнеописание лица, принимаемого на
работу или учебу. В автобиографии
указываются основные персональные
данные составителя, наиболее важные
сведения о его ближайших родственниках,
об этапах учебно-трудовой деятельности,
а также другие необходимые работодателю
сведения, предоставление которых не
противоречит законодательству РФ.

Автобиография составляется собственноручно,
в произвольной форме, разборчивым
почерком, без помарок и исправлений.
Использование зеленых и красных чернил
(пасты) не допускается.

Форма изложения в тексте — повествовательная,
от первого лица. Типового формуляра для
автобиографии не существует, однако
отдельные составные части текста и
реквизиты должны содержаться обязательно.

Реквизитами данного документа являются:

  • название
    вида документа — АВТОБИОГРАФИЯ,

Поскольку в автобиографии события жизни
и деятельности излагаются в хронологическом
порядке, то возможны варианты соблюдения
такого порядка.

1) В начале строки через тире ставятся
две даты, обозначающие период времени.
Например, 1993 — 2004 гг. Работа в Институте
языка и литературы в должности младшего
научного сотрудникаили1995 — 2000 гг.
— работал в должности заведующего
канцелярией в Институте машиностроения.

2) Временной период указывается с помощью
предлогов. Например: С 2001 по 2003 год
работал на заводе «Заря» в должности
инженера по технике безопасности.(Или работалкем — где.)

3)
Даты указываются после события в скобках.
Например: Поступил
в Московское авиационное училище (1981
год.). После окончания училища (1984 год)
работал слесарем-сборщиком авиационных
приборов на заводе «Икар» (до 1999 года).

Традиционный порядок
расположения текста автобиографии
следующий:

  • фамилия,
    имя, отчество (полностью);

  • число,
    месяц и год рождения;

  • место
    рождения;

  • сведения
    о родителях (фамилия, имя, отчество,
    место работы);

  • образование
    и специальность по образованию;

  • вид
    трудовой деятельности;

  • последнее
    место работы и должность;

  • награды
    и поощрения;

  • участие
    в общественной работе;

  • семейное
    положение, состав семьи, (с указанием
    фамилии, имени, отчества, года рождения
    супруга/супруги, детей и места их
    работы/учебы);

  • домашний
    адрес и телефон (2).

В один и тот же период могли происходить
события, касающиеся всех направлений
автобиографии, поэтому текст может быть
перегружен цифровыми данными, повторами
дат. Во избежание этого работникам
отдела кадрового делопроизводства
целесообразно подготовить разъяснения
для составителя автобиографии, указав,
какие именно этапы жизни интересуют
работодателя.

1) Фамилия, имя, отчество; дата и место
рождения. Текст, как правило,
начинается с местоименияЯ, после
которого ставится запятая и указываются
необходимые сведения:Я, Петров Андрей
Николаевич, родился 5 марта 1972 года в
городе Калуге Московской области.
Можно указать эти сведения по образцу
анкеты:Петров Андрей Николаевич. Дата
рождения — 5 марта 1972 года. Место рождения
— город Калуга Московской области.

Я, (фамилия, имя
отчество),родился (дата, место
рождения) в семье врачей. Отец — Петров
Николай Александрович — хирург, мать —
Петрова Анна Васильевна — терапевт. Или:
Я, (фамилия , имя, отчество), родился (дата
и место рождения). Отец, Петров Николай
Александрович, 1944 года рождения, работает
преподавателем кафедры управления
персоналом в Институте управления и
экономики. Мать, Петрова Анна Васильевна,
1947 года рождения, — пенсионерка.

Если в семье на момент составления
автобиографии уже были другие дети, то
составителю желательно указать сведения
о братьях и сестрах.

2) Полученное образование (какие
образовательные учреждения окончил,
периоды, результаты).Обычно пишут
так:Среднюю школу № 125 города
Архангельска окончил в 1974 году (с
серебряной/золотой медалью). Или:В
1985 году поступила в среднюю школу № 32
Центрального района г. Санкт-Петербурга
и окончила ее в 1995 году с серебряной
медалью.

Затем
следуют сведения о всех уровнях
образования (курсы, техникум, вуз,
аспирантура). Если какое-либо учебное
заведение не окончено, указывают причину.
Поскольку обучение (особенно в средних
специальных и высших образовательных
учреждениях) очень часто совпадает с
первыми этапами трудовой деятельности,
желательно указать, что одновременно
с учебой работал (в каких организациях,
в какие периоды, в какой должности или
по какой профессии).

3) Трудовая деятельность.Здесь
важной является информация о том, в
какой организации начал работать, в
каком подразделении, в какой должности
или по какой профессии. Например:В
августе 1997 года поступил (был принят)
на работу (кем илина должность) в
(наименование учреждения),
где и работаю по настоящее время.

Если составитель автобиографии работал
длительное время в одной организации
и переводился в разные подразделения,
на разные должности (участки работ), то
указываются подразделения, должности
(профессии, периоды) например: С 1991 по
1993 год — (наименование должности),
с 1994 по 2006 год — наименование
должности.

Далее
указываются этапы работы в других
организациях. Если составитель в течение
какого-то периода нигде не работал, то
желательно указать информацию о том,
был ли он официально признан безработным,
состоял ли на бирже труда, проходил ли
переподготовку и т.д.

При описании этапов трудовой деятельности
в автобиографии можно указать сведения,
не нашедшие отражения в анкете, резюме
или личном листке, например, о причинах
увольнения или переезда на новое
местожительство, смены профессии или
специальности и др.

В качестве дополнительных можно указать
сведения об участии в профсоюзных и
иных общественных организациях (в период
обучения в средних и высших учебных
заведениях, на протяжении всей трудовой
деятельности), о выполнении общественной
работы, о поощрениях и наградах и т.п.

Для мужчин обязательным является
указание периодов воинской службы
(например, на воинскую службу был
призван в октябре 1989 года), ее срочности,
отношения к воинской обязанности,
воинских званий.

Женщинам в автобиографии желательно
отразить периоды нахождения в отпуске
по беременности и родам, по уходу за
детьми. При изменении фамилии после
вступления в брак необходимо указать
в начале текста (в скобках) добрачную
фамилию, например: Я, Петрова (Семенова)
Елена Сергеевна… .

Все указанные сведения излагаются в
трех основных блоках, которые являются
главными, но не единственными. Одновременно
с обучением, трудовой деятельностью в
жизни человека происходят и другие
важные события. В первую очередь, это
изменения семейного положения — брак,
развод, рождение детей, смерть
супруга/супруги и пр. Эти сведения
излагаются, как правило, в конце текста.

2. Класифікатор професій.

3. КЗпП та
інші нормативні акти трудового
законодавства. До посадових інструкцій
не можна включати положення, що обмежують
права та соціальні гарантії працівника,
надані йому трудовим законодавством.
Якщо ж такі умови прямо чи опосередковано
все-таки буде включено, то вони
вважатимуться недійсними.

Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов

Також
підставою для складання посадових
інструкцій є, наприклад, такі документи,
як статут підприємства та наявна кадрова
документація: колективний договір,
Положення про організаційну структуру,
штатний розклад, наказ про розподіл
обов’язків між керівниками підприємства,
Положення про структурний підрозділ,
правила внутрішнього трудового
розпорядку, наказ про внесення змін до
посадової інструкції, а також Положення
(Методичні рекомендації) про порядок
розробки та затвердження посадової
інструкції.

Литература

  • ГОСТ Р
    6.30-2003. Унифицированные системы
    документации. Унифицированная система
    организационно-распорядительной
    документации. Требования к оформлению
    документов. — М.: Госстандарт, 2003.

  • Барихин
    А.Б. Делопроизводство и документооборот.
    — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Книжный
    мир, 2008. — 416 с.

  • Березина
    Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное
    делопроизводство. — СПб.: Питер, 2004.
    — 256 с.

  • Дёмин
    Ю.М. Делопроизводство. Подготовка
    служебных документов /Ю.М. Дёмин. — СПб.:
    Питер, 2003. — 220 с.

  • Крюкова
    Н.П. Документирование управленческой
    деятельности: Учеб. пособие. — М.: ИНФРА-М,
    2008. — 268 с.

  • Кугушева
    Т.В. Делопроизводство: Учеб. пособие
    /Т.В. Кугушева. — Ростов н/Д.: Феникс, 2007.
    — 256 с.

  • Лагутина
    Т.М., Щуко Л.П. Деловое письмо: Справочник.
    — 3-е изд., переработанное и дополненное.
    — СПб.: «Издательский дом Герда», 2005. —
    480 с.

  • Павлюк
    Л.В., Киселева Т.И., Воронин М.Ф., Воробьев
    Н.И. Справочник по делопроизводству,
    архивному делу и основам работы на
    компьютере. — Издание 9-е, переработанное
    и дополненное. — СПб.: «Издательский дом
    Герда», 2004. — 352 с.

  • Раздорожный
    А.А. Документирование управленческой
    деятельности: Учеб. пособие. — М.: ИНФРА-М,
    2008. — 304 с.

1.4 Кому доручити розробку посадових інструкцій

На
практиці обов’язок з розробки посадових
інструкцій працівників часто покладається
на працівників кадрової служби.

Як
правило, посадові інструкції працівникам
розробляє керівник
кожного структурного підрозділу, для
якого така інструкція складається, чи
уповноважене ним особа.
Лише керівник може визначити, які
завдання має вирішувати працівник для
досягнення цілей, поставлених перед
підрозділом та підприємством у цілому.

Крім
того, при складанні посадової інструкції
для вже працюючого працівника доцільно
залучити і його до процесу розробки.
Такий підхід дозволить працівнику
зосередити увагу на поставлених перед
ним завданнях, чітко й однозначно
сформулювати і з’ясувати коло обов’язків
та надані повноваження, усвідомити
свою відповідальність, визначитися у
взаємозв’язках з працівниками свого
та інших підрозділів, побачити проблеми
й недоліки в організації роботи та
отримати можливість її вдосконалення.

Предлагаем ознакомиться:  Документы на оформление гражданства рф после вида на жительство таджикам

Методичне
керівництво та контроль за правильністю
оформлення посадових інструкцій,
своєчасністю їх затвердження та внесення
змін здійснює підрозділ, до функцій
якого входить організація процесів
управління (наприклад, відділ з
організації праці та заробітної плати).

І
останнє, на що хотілося б звернути увагу
в цьому розділі, — лист
Мінпраці від 03.10.2005 р. № 36-508, в
якому фахівці згаданого відомства
повністю підтверджують викладені вище
положення.

2
Складання та оформлення посадових
інструкцій

Незважаючи
на те що до процесу розробки кожної
конкретної посадової інструкції слід
підходити індивідуально, існують і
загальні правила їх складання та
оформлення. Такі правила встановлено
чинними національними стандартами
і Довідником.

Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов

Розглянемо
основні вимоги зазначених нормативних
документів стосовно складання та
оформлення посадових інструкцій.

Структура служебного письма, его содержание и нужные сведения

Делопроизводство является неотъемлемой
частью управленческого труда, поскольку
деятельность любых организаций,
предприятий, учреждений, фирм, независимо
от их статуса и формы собственности,
связана с созданием документов. Знание
правил документирования управленческой
деятельности и принципов создания на
предприятии системы управления
документами является залогом качественной
и быстрой обработки информации,
рационального использования документов
в целях повышения эффективности
управления предприятием.

В учебном пособии комплексно
излагаются организационные, и методические
проблемы современного делопроизводства,
исходя из требований законодательных
и нормативных документов:

  • освещены
    вопросы правового и нормативно-методического
    регулирования документационного
    обеспечения управления в Российской
    Федерации;

  • подробно
    описаны состав и правила оформления
    реквизитов организационно-распорядительных
    документов в соответствии с ГОСТ Р
    6.30-2003 «Унифицированные
    системы документации. Унифицированная
    система организационно-распорядительной
    документации. Требования к оформлению
    документов»;

  • рассмотрены лингвистические, стилевые
    и стилистические особенности текста
    официального документа, правила его
    рубрицирования, унификации и
    стандартизации;

  • охарактеризованы
    особенности подготовки и оформления
    организационно-правовых, распорядительных,
    информационно-справочных и личных
    документов.

В настоящее время нормативно-правовое
обеспечение делопроизводства несовершенно,
поскольку до сих пор не принят закон о
делопроизводстве, который обеспечил
бы унификацию документов и единство
требований к их оформлению. Следствием
этого является неудовлетворительное
состояние нормативно-методической базы
документационного обеспечения управления.

Современный работник службы ДОУ должен
в максимально полном объеме владеть
знаниями основ делопроизводства, в
совершенстве владеть искусством работы
с документами, свободно ориентироваться
в действующей нормативно-правовой базе
делопроизводства, уметь грамотно
создавать и редактировать документы.

Данное пособие ориентировано на
достижение этих целей.

Основное условие, которое соблюдают при ведении всей деловой переписки – это лаконичность. Перед написанием письма следует обдумать его содержание и в максимально понятной и простой форме изложить суть вопроса. Согласно принятых норм, служебное письмо не должно занимать размер более одного листа. Заголовок не пишут к коротким письмам, размер которых до 7 строк.

Служебное письмо делят на две части – вступительную и заключительную. Во вступительной раскрывается тема письма, причины, побудившие его составить, выдержки из документов. В заключительной части указаны действия, которые следует выполнить адресату по прочтении письма: удовлетворить просьбу, принять приглашение, рассмотреть предложение, исполнить гарантии, сделать выводы, выполнить требование. Бывают и такие ситуации, что письмо состоит только из заключения и в нем нет каких-либо пояснений.

Тема 18. Требования к составу и расположению оформляющих реквизитов управленческих документов

1.1.
Делопроизводитель относится к категории
технических исполнителей.
1.2.
Делопроизводитель назначается на
должность и освобождается от нее
приказом генерального директора
компании. 
1.3.
Делопроизводитель подчиняется
непосредственно генеральному директору
/ начальнику документационного
обеспечения организации / заведующему
канцелярией. 
1.4.

На время отсутствия делопроизводителя
его права и обязанности переходят к
другому должностному лицу, о чем
объявляется в приказе по организации.
1.5.
На должность делопроизводителя
назначается лицо, отвечающее следующим
требованиям: образование — высшее,
неполное высшее или среднее специальное,
стаж аналогичной работы от полугода,
знание делопроизводства, программ
Microsoft Office. 
1.6.

Делопроизводитель руководствуется в
своей деятельности:
— нормативными
правовыми актами, положениями,
инструкциями, другими руководящими
материалами и документами по ведению
делопроизводства на предприятии;

Инструкцией по делопроизводству и
работе архива на предприятии;
— Уставом
компании, Правилами внутреннего
трудового распорядка;
— приказами и
распоряжениями руководства;
— настоящей
должностной инструкцией.

*для
оперативной связи

для
придания документу юридической силы

для
внутреннего согласования

слово
«Верно», наименование должности, личная
подпись, дата

*слово
«Верно», наименование должности, личная
подпись, расшифровка подписи, дата

слово
«Верно», наименование должности, дата

на
свободном месте левее подписи, с частичным
перекрытием личной подписи

на
свободном месте, с частичным перекрытием
личной подписи и наименования должности.


частичным захватом окончания наименования
должности лица, подписавшего документ

внешних
документов

*копий
документов

распорядительных
документов

В
каком случае правильно оформлен реквизит
«Отметка о наличии приложения», если
прилагаемый документ в тексте служебного
письма не назван?

Приложение:
Постановление на 2 л. в 2-х экз.

Приложение:
на 3 л. в 2 экз.

*Приложение:
Положение об Управлении регионального
кредитования

на 5 л. в 2 экз.

Тема 14. Нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения управления

Какой
нормативно-методический документ в
настоящее время можно использовать для
разработки индивидуальной инструкции
по делопроизводству на предприятии?

*Типовая
инструкция по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной
власти

Основные
правила работы архивов организаций

Перечень
типовых управленческих документов,
образуемых в деятельности организации
с указанием сроков их хранения

в
1974 г.


1991 г.

в
1988 г.

Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов

В
каком федеральном законе, ныне действующем,
определен порядок принятия и применения
стандартов?

«Об
информации, информационных технологиях
и о защите информации»

*«О
техническом регулировании»

«О
стандартизации»

Какой орган
осуществляет общее методическое
руководство в области делопроизводства?

*Федеральное
архивное агентство

Государственный
комитет РФ по стандартизации, метрологии
и сертификации

Министерство
юстиции Российской Федерации

Какой
нормативный документ регламентирует
сроки хранения документов?

инструкция
по делопроизводству

номенклатура
дел

*перечень
типовых управленческих документов,
образующихся в деятельности организации

Тема 20. Классификация управленческих документов. Система организационно-правовой документации

Делопроизводитель
имеет право:
3.1. Знакомиться с проектами
решений руководства предприятия,
касающимися его деятельности.
3.2.
Вносить на рассмотрение руководства
предложения по совершенствованию
работы, связанной с предусмотренными
настоящей инструкцией обязанностями.
3.3.
Запрашивать лично или по поручению
своего непосредственного руководителя
от руководителей подразделений и
специалистов информацию и документы,
необходимые для выполнения своих
должностных обязанностей.
3.4. Требовать
от руководства предприятия оказания
содействия в исполнении своих должностных
обязанностей и прав.

учредительный
договор, штатное расписание, должностная
инструкция, устав

*положение
о персонале, устав, правила внутреннего
распорядка, штатное расписание

положение
о коллегиальных и совещательных органах,
инструкция по делопроизводству, устав

Какой
учредительный документ является
консенсуальным?

устав,

*учредительный
договор

положение
об организации

Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов

подзаконный
правовой акт, издаваемый в целях
разъяснения и определения порядка
применения законодательного акта,
приказа министра или руководителя
иностранного органа

указание,
свод правил, устанавливающий порядок
и способ осуществления чего-либо

*правовой
акт, издаваемый в целях установления
правил, регулирующих организационные,
научно-технические, технологические,
финансовые и иные специальные стороны
деятельности организаций, их подразделений,
должностных лиц и граждан

примерная
инструкция

*типовая
инструкция

индивидуальная
инструкция

положение
о структурном подразделении

должностная
инструкция

*штатное
расписание

Тема 15. Унификация и стандартизация управленческих документов

Унификация
управленческих документов — это

*установление
единообразия в составе и формах
управленческих документов

Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов

придание
документам юридической силы

установление
единых правил составления и оформления
отдельных реквизитов документов

В
каком общероссийском классификаторе
отражены результаты унификации
документов?

в
ОКПО


ОКУД

в
ОКОГУ

Когда
были разработаны стандарты, устанавливающие
требования к отдельным системам
документации, применяемым в сфере
управления?

Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов

в 1972 г.

в 1929 – 1931 гг.


1965-1975 гг.

*документация
по ценообразованию

организационно-распорядительная
документация

отчетно-статистическая
документация

Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов

Единообразие
форм документов и правил их построения,
составления, оформления обеспечивается

за
счет включения в документы только тех
реквизитов, которые нужны для решения
конкретных задач

*путем
типизации и трафаретизации документов,
унификации расположения данных на полях
документа, выработки терминологии и
условных сокращений

за
счет широкого применения организационной
и электронно-вычислительной техники

4. Ответственность делопроизводителя

Делопроизводитель
несет ответственность:
4.1. За невыполнение
и/или несвоевременное, халатное
выполнение своих должностных
обязанностей.
4.2. За несоблюдение
действующих инструкций, приказов и
распоряжений по сохранению коммерческой
тайны и конфиденциальной информации.
4.3.
За нарушение правил внутреннего
трудового распорядка, трудовой
дисциплины, правил техники безопасности
и противопожарной безопасности.

Билет
№ 25

  1. Правила
    оформлення інформаційно
    довідкової
    документації.

До
інформаційно-довідкових документів
можна віднести різноманітні документи,
якими підтверджуються певні факти,
обґрунтовуються конкретні дії,
відображається хід розгляду окремих
питань тощо. До цієї групи документів
належать різноманітні листи, телеграми,
телефонограми, службові записки, акти,
протоколи та інші документи.

Заява-
це документ, за допомогою якого людина
реалізує свої права і просить в цьому
допомогти юридичну чи посадову особу.

Найчастіше
форма трафаретна, а може бути довільна
(індивідуальна).

Містить:
адресат, від кого заява, вид документа,
текст, підпис, дата.

Доповідна
записка

Доповідна
записка оформлюється якщо посадова
особа виявила які- небудь порушення
(наприклад трудової дисципліни) та
повідомляє про це керівника з проханням
за фактом порушення прийняти міри, така
доповідна записка майже завжди має
внутрішній характер та може оформлюватися
на чистому аркуші без бланку.

-Адресат;

-Текст;

-Підпис;

-Дата;

Характерна
особливість текста початок завжди
починається з « Доводжу до вашого
відому».

За
своїм характером доповідні записки
можуть бути ініціативні, а можуть бути
і відповідні в тому випадку якщо
працівник отримав завдання вивчити
якесь питання та за результатами
вивчення питання пише доповідну записку
тоді в текст треба буде згадати що
перевірка, аналіз робітника відбувається
за дорученням.

Дуже
рідко та як правило за дорученням
вищестоящої організації, адміністрації
підприємства проводять якійсь аналіз
за результатом чого пишеться доповідна
(службова) записка, тоді вона пишеться
на загальному бланку (друкується).

Пояснювальна
записка

Вона
пишеться для пояснення своєї поведінки,
порушеннях зафіксованих в докладній
записці. Пишеться аналогічно заяві.

Довідка
– це документ який представляє нам
інформацію дозволяє у подальшому
прийняти рішення вивчити стан роботи,
речей і описує, підтверджує ті чи інші
факти.

Текст
довідки повинен детально, точно
об’єктивно відображати інформацію
так як вона може бути використана для
перевірок, аналізу роботи і т. д. у
залежності від призначення і змісту
вона може бути службовою і носити
особистий характер.

Внутрішні
службові довідки пишуться на загальному
бланку (тільки назва відділу) або на
чистому аркуші з необхідними реквізитами.

Зовнішні
довідки пишуться на загальному бланку.

Особистого
характеру – на загальному бланку або
з кутовим штампом. Містить службова
довідка: Повіддомлення про факти і
події службового характеру.

Якщо
особистого характеру містить інформацію
про конкретну людину.

Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов

Заголовок
відповідає на питання Про що? Іноді у
заголовку уточнюється за станом на яке
число дається інформація у довідці.


Назва структурного підрозділу;


Адресат;


Назва документа;

-Дата;


Заголовок;


Текст;


Підпис посадового лиця яке складає
довідку.

У
довідці загального характеру
проставляється № довідки та місце
створення.

Предлагаем ознакомиться:  Договор займа между физическими лицами с процентами. Образец

Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов

Довідка
особистого характеру обов’язково
датується і нумерується, заголовка до
тексту не має, текст повинен починатися
з ПІП в І в.

Не
можна використовувати «дійсно дана в
тому що…»

Використовуються
трафаретні бланки довідок, вони
полегшують, спрощують роботу.

АКТ
– це документ, який складається одним
або кількома лицями та підтверджує
встановлені факти або події. Акт
складається коли змінюється керівник,
при нещасному випадку, при випробовуванні
нового обладнання, при прийомі будівельних
об’єктів.Заголовок до тексту зв’язав
відмінком з назвою документа.

-вступна

-основна

Акт
підписує комісія: голова та члени
комісії (у алфавітному порядку). Присутні
можуть завізувати його. Акти як правило
затверджуються або керівником вищестоящої
організації, або директором, але у
комісії його бути не повинно

ПРОТОКОЛ

-документ
фіксуючий хід обговорення питань та
прийняття рішень колегіальними органами.
Обговорення питань ведеться у
відповідності з порядком денним, а
порядок денний складається на основі
плана роботи. Порядок денний, список
учасників, запрошених, тексти доповідей,
виступів, проектів рішень докладаємо
до відповідного протоколу.

Протокол
ведуть під час засідання, можна вести
протокол повний, короткий, стенографічний,
на диктофон, але в останніх двох випадках
розшифровуємо записи та оформляємо
повний протокол.

Оформляємо
на загальному бланку. Краще використовувати
повздовжній центрований бланк. П Р О Т
О К О Л великими літерами врозрядку.
Дата документа – дата проведення
засідання. Індекс чи номер у валовому
порядку у межах компетенції колегіального
органу. Місце створення – місце, де
проводилося засідання.

Заголовок
пишеться з великої літери та включає
в себе вид діяльності та назву
колегіального органу.

Засідання
кваліфікаційної комісії

Загальних
зборів трудового колективу

Іноді
гриф затвердження (протокол прийому в
експлуатацію обладнання).

Текст
складається з вступної та основної
частини. У вступній частині ми повинні
дати інформацію про голову та секретаря,
присутніх та порядок денний.

Голова
–прізвище, ініціали

Секретар
– прізвище, ініціали

Присутні:
перерахувати у алфавітному порядку.

Присутні:
(список додається)

Порядок
денний: ( питання з зазначенням доповідачем
та з зазначенням часу)

На
зборах, конференціях, з’їздах, де
потрібен кворум важливо відмітити
скільки чоловік було, і скільки повинно
було бути.

Приклад:
На обліку в профспілковій організації
282 особи, присутні – 273, відсутніх – 9,
із них 5 – у відрядженні, 2 – на лікарняному,
2 – з невідомих причин.

У
порядку денному можуть зазначатися
посади доповідачів. Якщо порядок денний
великого розміру, його можна не писати,
а докладати.

Визначити
частини та поділити основну частину
на розділи. Кожен розділ це конкретне
питання.

СЛУХАЛИ

ВИСТУПИЛИ

ВИРІШИЛИ
( УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ)

Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов

Якщо
йде засідання колегії, то поряд з словом
СЛУХАЛИ пишеться назва запитання.

Після
слова ВИСТУПИЛИ записуємо прізвище та
ініціали мовця. У кінці кожного розділу
пишемо: ВИРІШИЛИ та по пунктам, як у
розпорядчому документі пишемо те, що
прийнято.

У
короткому протоколі текст доповідей
докладається та не розкривається їх
повний текст.

Приклад:
СЛУХАЛИ: прізвище ініціали доповідача,
текст доповіді додається.

Розділ
ВИСТУПИЛИ може опускатися, іноді після
слова ВИСТУПИЛИ йде перелік прізвищ
та ініціалів доповідачів.

Дуже
важливо до таких протоколів докладати
тексти доповідей та виступів, стенограми
з розшифровкою.

ТЕЛЕГРАМА

ТЕЛЕГРАМА
— інформаційно-довідковий об’єкт, який
передається по телеграфу, тому він має
особливості пов’язані з передачею та
прийомом інформації телеграфним стилем.
При тому телеграма оформлюється у 2
складові частини.

1
частина над рискою (передана)

2
частина під рискою (оформлююча)

Передана
частина пишеться телеграфним стилем,
а оформлююча – звичайним. Телеграма
оформлюється на горизонтальному форматі
А5

Якщо
телеграфної адреси немає, пишемо
поштову, розміщуючи її ліворуч, як
заголовок тексту . Якщо телеграма
термінова, над адресою пишемо «Термінова».
Якщо вона передається на дві адреси,
то над адресою пишеться «У 2 адреси», а
нижче адреси. Текст пишемо великими
літерами, знаки пунктуації ставляться
тільки у тому випадку, якщо їх відсутність
змінює зміст. (тчк, зпт, двтчк, тире,
квч).

Обов’язково
у кінці тексту тчк. Частка «не» вживається
завжди. Прийменники, зайві слова у
тексті не пишемо. Цифри пишемо словами.
За виключенням серійних номерів та
номерів вхідних і вихідних. У ініціативній
телеграмі її номер ставиться після
останньої крапки у тексті (цифрою).
Номер телеграми-відповіді пишеться
перед першим словом тексту.

Телефонограми

Телефонограма
– це документ, що є оперативним
повідомленням, переданим телефоном.
Текст телефонограми повинен бути
лаконічним, чітким, стислим, (як правило,
до 50 слів), конкретним. Складену та
оформлену телефонограму повинен
підписати керівник або інший відповідальний
працівник установи, організації.

Телефонограми
оформляють на загальних, трафаретних
або спеціальних бланках.

Реквізити
телефонограми: назва установи,
організації; назва виду документа;
адресат; дата; індекс; текст; підпис.

Крім
цього, на телефонограмі зазначається
прізвище особи – передавача телефонограми,
номер службового телефону, час передачі;
посада і прізвище особи, яка прийняла
телефонограму, номер її службового
телефону.

Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов

Листи-підтвердження
– це службові листи, в яких підтверджується
той чи інший факт (участь у конференціях,
нарадах; одержання вантажів, цінних
паперів тощо).

У
листах-підтвердженнях може бути також
інформація про чинність затверджених
інструкцій, правил, положень, раніше
укладених угод та ін.

Розпочинається
текст таких листів словами “підтверджуємо”,
“підтверджуючи” і т. п.

3.
Листи-нагадування – це службові листи,
за допомогою яких нагадується про
наближення чи закінчення раніше
встановлених термінів виконання певних
доручень, завдань чи взятих зобов’язань
з проханням (вимогою) вжити відповідних
заходів. Тексти таких листів, як правило,
розпочинаються словами: “нагадуємо”,
“нагадую”.

4.
Гарантійні листи – це такі службові
листи, якими підтверджуються певні
зобов’язання чи умови, дається гарантія
оплати за товари чи послуги, надання
роботи тощо. Якщо в гарантійному листі
містяться дані фінансового або
матеріального характеру, то в тексті
необхідно продублювати банківські
реквізити автора листа, незважаючи на
те, що вони можуть бути відображені на
фірмовому бланку.

Как оформить служебное письмо

ЗАЯВЛЕНИЕ

О переводе

ЗАЯВЛЕНИЕ

Пишут автобиографию на чистом листе
бумаги формата А4 или на специальном
бланке. Объем автобиографии обычно не
превышает одного листа. В необходимых
случаях допускается переносить не
поместившийся на лицевой стороне текст
на оборотную сторону.

Второй и последующий экземпляры
автобиографии печатаются по тексту
рукописного оригинала, после чего в
обязательном порядке визируются
(подписываются) автором документа.

Автобиография хранится в личном деле
работника 75 лет, а в личном деле
руководителей предприятия — постоянно.
Автобиографии лиц, не принятых на работу,
хранятся один год.

Изменения, произошедшие в жизни и
деятельности составителя за время
работы его в организации, отражаются в
отдельном документе-приложении
«Дополнение к автобиографии».

Резюме — документ,
содержащий краткие сведения биографического
характера, представляемый лицами при
непосредственном трудоустройстве или
желании получить ту или иную должность.

Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов

Резюме по форме и содержанию в какой-то
степени сходно с анкетой и автобиографией,
поскольку при его написании используются
сведения из одних и тех же документов,
в том числе:

  • сведения
    об образовании (аттестат о среднем
    образовании, диплом об окончании
    среднего специального или высшего
    учебного заведения, диплом кандидата/доктора
    наук, аттестат доцента/профессора,
    справки, свидетельства, удостоверения
    об окончании курсов повышения
    квалификации, курсов переподготовки,
    специализированных курсов и др.;

  • сведения
    о профессиональной деятельности
    (выписки и копии записей из трудовой
    книжки либо подлинник трудовой книжки);

  • послужной
    список (для бывших служащих МО, МВД,
    ФСБ);

  • перечень
    мест работы, на которых соискатель
    трудился;

  • сведения
    о наградах (наградные документы);

  • копии
    характеристик с последних мест работы
    и учебы;

  • рекомендательные
    письма, отзывы.

Однако от автобиографии,
характеристики, рекомендации резюме
существенно отличается тем, что оно
представляет собой объективную
самохарактеристику.
Цель резюме — привлечь внимание к себе
при первом же заочном знакомстве,
произвести благоприятное впечатление
и побудить пригласить кандидата на
личную встречу. На основании резюме
формируется первое и очень устойчивое
мнение о человеке (3).

Поэтому соискатель должен с наибольшей
объективностью (и выгодой) включать в
резюме только информацию, имеющую
непосредственное отношение к вакансии,
на которую он претендует.

Жестких требований к составлению резюме
не существует. Возможны два основных
способа построения резюме: хронологический
и функциональный.

1) европейскому (британскому) стилю
написания, который предполагает включение
биографических сведений о дате и месте
рождения, подданстве, семейном положении,
а также данных об образовании, месте
работы и занимаемых должностях в прямом
хронологическом порядке;

Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов

2) американскому стилю, который предполагает
обратный хронологический порядок
описания образования и опыта работы.
Этот стиль получил наибольшее
распространение в России.

При составлении «хронологического»
резюме необходимо учитывать следующее:
если соискатель имеет большой и
разносторонний опыт работы, то предпочтение
отдается изложению сведений о
производственной деятельности. Если
же опыта работы нет или он незначителен
(у учащихся или студентов, только что
получивших диплом об окончании высшего
учебного заведения), то более подробно
нужно остановиться на сведениях об
образовании.

Функциональный способпостроения резюме рекомендуется
составлять людям, имеющим значительный
стаж работы и солидный запас знаний и
навыков. Опыт работы и в этом случае
целесообразно указывать в обратном
хронологическом порядке, а затем изложить
сведения об образовании.

При описании основных
направлений деятельности, наиболее
важных профессиональных достижений не
обязательно излишне детально перечислять
все места работы с соответствующими
датами и названиями организаций. Такой
перечень может привести к обратному
эффекту: у потенциального работодателя
может сложиться превратное мнение о
соискателе как человеке, слишком часто
меняющем место работы по причине либо
своей профессиональной непригодности,
либо неуживчивого характера (4).

Резюме могут быть краткими и подробными,
если кандидат претендует на высокие
руководящие должности или направляет
их в агентства по трудоустройству. Объем
самого полного резюме не должен превышать
двух страниц машинописного текста
формата А4.

Дата составления резюме.Свежая
дата повышает достоверность
заинтересованности в данной работе;
старая дата может свидетельствовать о
том, что претендент давно ищет работу
в разных местах. Дата может проставляться
как в верхней части листа слева над
текстом, так и ниже основного текста
рядом с подписью.

Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов

Основные персональные данные- фамилия, имя, отчество (полностью),
дата (и место) рождения, семейное
положение.

Данные о контактах с соискателем- полный домашний почтовый адрес,
контактные телефоны, адрес электронной
почты.

Цель обращения- на какую
работу, в какой должности и на каких
условиях соискатель претендует, возможно,
с указанием предполагаемого уровня
оплаты (… с оплатой от…).

Опыт работы- данные по
каждому месту работы, начиная с последнего:

  • дата
    поступления и дата увольнения;

  • занимаемая(-ые)
    должность(-и);

  • функциональные
    обязанности и профессиональные
    достижения.

Эта
часть резюме является главной, однако
не должна быть излишне подробной,
непропорциональной.

Образование — данные по
каждому месту учебы:

  • дата
    поступления и дата окончания;

  • наименование
    учебного заведения и факультета;

  • уровень
    образования (среднее, среднее техническое,
    незаконченное высшее, высшее и т.д.);

  • полученная
    специальность и присвоенная квалификация;

  • награды,
    призы и звания.

Профессиональные навыки и знания- данные о навыках и знаниях, имеющих
отношение к выбранной должности:

  • опыт
    работы с компьютером — операционные
    системы (Windows,MacOS,UNIX); программы (текстовые
    редакторы, электронные таблицы,
    графические пакеты, издательские
    системы, языки программирования,
    специальные программы);

  • владение
    оргтехникой (факс, модем, сканер,
    копировальное оборудование, офисная
    АТС и пр.;

  • машинопись
    — степень владения, скорость печати.

Предлагаем ознакомиться:  Неограниченный срок действия договора

Дополнительная информация:

  • данные о
    дополнительных званиях и навыках,
    имеющих отношение к данной работе,
    важных фактах биографии и личных
    качествах;

  • владение
    иностранными языками («свободно», «в
    совершенстве» или «читаю и перевожу
    со словарем»);

  • наличие
    водительских прав и опыта вождения;

  • членство
    в профессиональных объединениях или
    партиях;

  • участие
    в работе конференций и съездов; сведения
    об общественной деятельности;

  • сведения
    о военной службе и воинских званиях;

  • серьезные
    увлечения на досуге, имеющие отношение
    к данной работе, и достигнутые успехи;

  • указание
    готовности к сверхурочной работе,
    длительным и дальним командировкам,
    смене места жительства;

  • сведения
    о рекомендациях;

  • личные
    характеристики.

В этом разделе указывают сведения,
характеризующие соискателя с выгодных
сторон. Так, если соискатель претендует
на вакантную должность рекламного
агента, следует отразить такие качества,
как: коммуникабельность, находчивость,
хорошее знание основ психологии
человеческого поведения, энергичность,
интуицияи т.п.

Резюме
печатается на бумаге светлых тонов,
хорошего качества формата А4. Текст
должен быть четким, насыщенного черного
цвета, отпечатан на компьютере.
Используемые шрифты должны иметь хорошо
различимые очертания букв (типа Times
New
Roman,
Arial,
Courier
New
и т.п.). Размер кегля не менее 12.

Текст печатается в целях экономии
пространства через один межстрочный
интервал. Абзацный отступ — не более
1,25 см. Допускается между абзацами
оставлять пустую строку.

Для выделения наиболее важной информации
можно использовать элементы верстки:
подчеркивание слов, заглавные буквы,
полужирный, курсивный и разреженный
шрифт. Однако текст не должен быть
перенасыщен разнообразными шрифтами.
Цветной шрифт применять не следует.
Нельзя использовать ксерокопии резюме,
а только его оригинал.

К стилю написания резюме предъявляются
следующие требования:

  • краткость— отсутствие сложных синтаксических
    конструкций, лишних слов, данных,
    непонятных сокращений и терминов;

  • конкретность— отсутствие неточной или избыточной
    информации, не имеющей прямого отношения
    к вакансии; использование глаголов,
    обозначающих конкретные действия, —
    организовал, обучил, усовершенствовал
    и пр. Не следует писать:«В круг моих
    обязанностей входило…»
    ;

  • целенаправленность— изложение главных сведений, подтверждающих
    право претендовать на данную должность.
    Следует указывать не одно, а несколько
    наименований должностей, на которые
    может претендовать соискатель с учетом
    своих возможностей. Допустимо
    проинформировать работодателя о
    желаемом уровне заработной платы;

  • честность— отсутствие недостоверной информации;

  • грамотность
    и аккуратность
    — отсутствие
    орфографических, грамматических и
    речевых ошибок, помарок и исправлений.

Доверенность– это
документ, удостоверяющий факт временной
передачи полномочий на осуществление
каких-либо действий от одного лица
другому лицу.

Доверенности могут выдаваться
предприятиями (должностными лицами)
другим предприятиям (их должностным
лицам), а также частными лицами — другим
частным лицам.

Личная доверенностьвыдается от
лица доверителя (гражданина) для
получения:

  • причитающейся
    доверителю заработной платы, пенсий,
    пособий, стипендий;

  • вознаграждений
    авторов и изобретателей;

  • вкладов
    граждан в банках;

  • адресованной
    доверителю корреспонденции, в том числе
    денежных переводов, телеграмм, писем,
    бандеролей, посылок.

Вопрос 1

Цей
Закон встановлює основні організаційно-правові
засади

електронного
документообігу та використання
електронних

документів.

Розділ
I

ЗАГАЛЬНІ
ПОЛОЖЕННЯ

Стаття
1. Визначення термінів

адресат
— фізична або юридична особа, якій
адресується

електронний
документ;

дані
— інформація, яка подана у формі, придатній
для її

оброблення
електронними засобами;

посередник
— фізична або юридична особа, яка в
установленому

законодавством
порядку здійснює приймання, передавання
(доставку),

зберігання,
перевірку цілісності електронних
документів для

задоволення
власних потреб або надає відповідні
послуги за

дорученням
інших суб’єктів електронного
документообігу;

обов’язковий
реквізит електронного документа —
обов’язкові

дані
в електронному документі, без яких він
не може бути підставою

для
його обліку і не матиме юридичної сили;

автор
електронного документа — фізична або
юридична особа,

яка
створила електронний документ;

суб’єкти
електронного документообігу — автор,
підписувач,

Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов

адресат
та посередник, які набувають передбачених
законом або

договором
прав і обов’язків у процесі електронного
документообігу.

Стаття
2. Сфера дії Закону

Дія
цього Закону поширюється на відносини,
що виникають у

процесі
створення, відправлення, передавання,
одержання,

зберігання,
оброблення, використання та знищення
електронних

документів.

Стаття
3. Законодавство про електронні документи

та
електронний документообіг

Відносини,
пов’язані з електронним документообігом
та

використанням
електронних документів, регулюються
Конституцією

України
( 254к/96-ВР ), Цивільним кодексом України
( 435-15 ),

законами
України «Про інформацію» ( 2657-12 ),
«Про захист

інформації
в автоматизованих системах» ( 80/94-ВР
), «Про державну

таємницю»
( 3855-12 ), «Про телекомунікації» (
1280-15 ), «Про

обов’язковий
примірник документів» ( 595-14 ), «Про
Національний

архівний
фонд та архівні установи» ( 3814-12 ), цим
Законом, а

також
іншими нормативно-правовими актами. (
Частина перша статті 3

із
змінами, внесеними згідно із Законом
N 2599-IV ( 2599-15 ) від

31.05.2005
)

Якщо
міжнародним договором України, згода
на обов’язковість

якого
надана Верховною Радою України,
встановлено інші правила,

ніж
ті, що передбачені цим Законом,
застосовуються правила

міжнародного
договору.

Стаття
4. Державне регулювання електронного
документообігу

Кабінет
Міністрів України та інші органи
виконавчої влади в

межах
повноважень, визначених законом,
реалізують державну

політику
електронного документообігу.

Державне
регулювання у сфері електронного
документообігу

реалізацію
єдиної державної політики електронного

документообігу;

забезпечення
прав і законних інтересів суб’єктів
електронного

документообігу;

нормативно-правове
забезпечення технології оброблення,

створення,
передавання, одержання, зберігання,
використання та

знищення
електронних документів.

Розділ
II

ЕЛЕКТРОННИЙ
ДОКУМЕНТ

Стаття
5. Електронний документ

Електронний
документ — документ, інформація в якому

зафіксована
у вигляді електронних даних, включаючи
обов’язкові

реквізити
документа.

Склад
та порядок розміщення обов’язкових
реквізитів

електронних
документів визначається законодавством.

Електронний
документ може бути створений, переданий,

збережений
і перетворений електронними засобами
у візуальну форму.

Візуальною
формою подання електронного документа
є

відображення
даних, які він містить, електронними
засобами або на

папері
у формі, придатній для приймання його
змісту людиною.

Стаття
6. Електронний підпис

Електронний
підпис є обов’язковим реквізитом
електронного

документа,
який використовується для ідентифікації
автора та/або

підписувача
електронного документа іншими суб’єктами
електронного

документообігу.

Накладанням
електронного підпису завершується
створення

електронного
документа.

Відносини,
пов’язані з використанням електронних
цифрових

підписів,
регулюються законом.

Використання
інших видів електронних підписів в
електронному

документообігу
здійснюється суб’єктами електронного
документообігу

на
договірних засадах.

Стаття
7. Оригінал електронного документа

Оригіналом
електронного документа вважається
електронний

примірник
документа з обов’язковими реквізитами,
у тому числі з

електронним
цифровим підписом автора.

У
разі надсилання електронного документа
кільком адресатам

або
його зберігання на кількох електронних
носіях інформації

кожний
з електронних примірників вважається
оригіналом

Якщо
автором створюються ідентичні за
документарною

інформацією
та реквізитами електронний документ
та документ на

папері,
кожен з документів є оригіналом і має
однакову юридичну

силу.

Оригінал
електронного документа повинен давати
змогу довести

його
цілісність та справжність у порядку,
визначеному

законодавством;
у визначених законодавством випадках
може бути

пред’явлений
у візуальній формі відображення, в тому
числі у

паперовій
копії.

Електронна
копія електронного документа засвідчується
у

порядку,
встановленому законом.

Копією
документа на папері для електронного
документа є

візуальне
подання електронного документа на
папері, яке засвідчене

в
порядку ( 680-2004-п ), встановленому
законодавством.

Стаття
8. Правовий статус електронного документа

та
його копії

Юридична
сила електронного документа не може
бути заперечена

виключно
через те, що він має електронну форму.

Допустимість
електронного документа як доказу не
може

заперечуватися
виключно на підставі того, що він має
електронну

форму.

1)
свідоцтва про право на спадщину;

2)
документа, який відповідно до законодавства
може бути

створений
лише в одному оригінальному примірнику,
крім випадків

існування
централізованого сховища оригіналів
електронних

документів;

3)
в інших випадках, передбачених законом.

Нотаріальне
посвідчення цивільно-правової угоди,
укладеної

шляхом
створення електронного документа
(електронних документів),

здійснюється
у порядку, встановленому законом.

Розділ
III

ЗАСАДИ
ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ

Стаття
9. Електронний документообіг

Електронний
документообіг (обіг електронних
документів) —

сукупність
процесів створення, оброблення,
відправлення,

передавання,
одержання, зберігання, використання
та знищення

електронних
документів, які виконуються із
застосуванням перевірки

цілісності
та у разі необхідності з підтвердженням
факту одержання

таких
документів.

Порядок
електронного документообігу визначається
державними

органами
( 1453-2004-п ), органами місцевого
самоврядування,

підприємствами,
установами та організаціями всіх форм
власності

згідно
з законодавством.

Стаття
10. Відправлення та передавання електронних

документів

Відправлення
та передавання електронних документів

здійснюються
автором або посередником в електронній
формі за

допомогою
засобів інформаційних, телекомунікаційних,

інформаційно-телекомунікаційних
систем або шляхом відправлення

електронних
носіїв, на яких записано цей документ.

Якщо
автор і адресат у письмовій формі
попередньо не

домовилися
про інше, датою і часом відправлення
електронного

документа
вважаються дата і час, коли відправлення
електронного

документа
не може бути скасовано особою, яка його
відправила. У

разі
відправлення електронного документа
шляхом пересилання його

на
електронному носії, на якому записано
цей документ, датою і

часом
відправлення вважаються дата і час
здавання його для

пересилання.

Вимоги
підтвердження факту одержання документа,
встановлені

законодавством
у випадках відправлення документів
рекомендованим

листом
або передавання їх під розписку, не
поширюються на

електронні
документи. У таких випадках підтвердження
факту

одержання
електронних документів здійснюється
згідно з вимогами

цього
Закону.

Стаття
11. Одержання електронних документів

Електронний
документ вважається одержаним адресатом
з часу

надходження
авторові повідомлення в електронній
формі від адресата

про
одержання цього електронного документа
автора, якщо інше не

передбачено
законодавством або попередньою
домовленістю між

суб’єктами
електронного документообігу.

Якщо
попередньою домовленістю між суб’єктами
електронного

документообігу
не визначено порядок підтвердження
факту одержання

електронного
документа, таке підтвердження може
бути здійснено в

будь-якому
порядку автоматизованим чи іншим
способом в електронній

формі
або у формі документа на папері. Зазначене
підтвердження

повинно
містити дані про факт і час одержання
електронного

документа
та про відправника цього підтвердження.

У
разі ненадходження до автора підтвердження
про факт

одержання
цього електронного документа вважається,
що електронний

документ
не одержано адресатом.

домовилися
про інше, електронний документ вважається
відправленим

автором
та одержаним адресатом за їх
місцезнаходженням (для

фізичних
осіб — місцем проживання), у тому числі
якщо

інформаційна,
телекомунікаційна, інформаційно-телекомунікаційна

система,
за допомогою якої одержано документ,
знаходиться в іншому

місці.
Місцезнаходження (місце проживання)
сторін визначається

відповідно
до законодавства.

Стаття
12. Перевірка цілісності електронного
документа

Перевірка
цілісності електронного документа
проводиться

шляхом
перевірки електронного цифрового
підпису.

Стаття
13. Зберігання електронних документів
та архіви

електронних
документів

Суб’єкти
електронного документообігу повинні
зберігати

електронні
документи на електронних носіях
інформації у формі, що

дає
змогу перевірити їх цілісність на цих
носіях.

Тема 21. Система распорядительной документации

устав,

В
тексте какого приказа отсутствует
констатирующая часть?


приказе по личному составу;

в
приказе о поощрении;

в
приказе по основной деятельности.

Какие
распорядительные документы принимаются
в результате обсуждения вопросов на
заседаниях коллегиальных органов?

приказы

*решения

указания

*внутреннее
согласование, подтверждающее, что
документ не противоречит законодательству

обязательный
реквизит приказа, придающий ему
юридическую силу

ознакомительная
запись

Какие
распорядительные документы издаются
на основе единоначалия?

решения

*приказы

постановления

*руководитель
организации

начальник
отдела кадров

начальник
структурного подразделения